Procedimiento de caja chica

Manual

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MANUAL DE PROCEDIMIENTO

Ministerio de Cultura y Deportes

CajaChica

MINISTERIO DE CULTURA Y DEPORTES

Manual para Caja Chica

 2007 Ministerio de Cultura y Deportes 12 Avenida 11-11 Zona 1 • Ciudad de Guatemala Teléfono 2253-0543 al 48 • Fax 2253-0535

T abla de Contenidos
MANUAL DE CAJA CHI CA 2 4 5 8 8 11

Constitución de Caja Chica Flujo del proceso Operaciónde Caja Chica Flujo del proceso Liquidación de Caja Chica Flujo del proceso

Anexo Normativa legal aplicable 12

Manual

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Manual de Caja Chica
Mecanismo ágil para ejecutar compras menores
l mecanismo de ejecutar gastos a través de caja chica es una opción para efectuar compras urgentes, de menor cuantía y generalmente en efectivo, lo cual no significa dejar de cumplir requerimientoslegales, sino más bien, para hacer más expedito el proceso de adquisición de bienes y servicios para el Ministerio de Cultura y Deportes. A continuación describiremos el procedimiento para crear un fondo de caja chica, así como el mecanismo para operacionalizar los fondos disponibles hasta la cancelación anual obligada que debe hacerse al final del año.

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Constitución de fondo de Caja ChicaCÓDIGO

03-01

Un fondo de caja chica debe constituirse por medio de una Resolución de la autoridad superior de cada Unidad Ejecutora, detallando el periodo de vigencia y liquidación, así como la persona responsable de administrarlo. Para ello deben efectuar las tareas siguientes: 1. La constitución de un fondo de caja chica se inicia a través de la solicitud que el jefe financiero de cada una delas unidades ejecutoras que constituyen el Ministerio de Cultura y Deportes, efectúa formalmente a través de la remisión de una nota de solicitud ante el Director que corresponda, indicando en la misma las razones para crear el referido fondo de caja chica, el período de tiempo durante el cual se necesitará constituir ese fondo, la persona o personas responsables que operarán el referido fondo, asícomo también indicando que las personas designadas a operar el fondo cuentan con la preparación necesaria para administrar eficientemente el fondo que recaerá bajo su administración personal. 2. La nota de solicitud para constituir el fondo de caja chica se remite al Director que corresponda y el jefe financiero debe adjuntar el proyecto de resolución para constituir el fondo, utilizando elformato siguiente:

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3. La nota de solicitud y el proyecto de resolución son recibidas por la secretaria de la Dirección y remitidas al Departamento Jurídico para que emita su opinión sobre el contenido de la misma. 4. El Departamento Jurídico devuelve el expediente al Director involucrado en la constitución del fondo de caja chica, quien a partir de la opinión favorable, procede a incorporarlas sugerencias remitidas por el Departamento Jurídico y preparar la versión final de la resolución para constituir el fondo de caja chica.

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5. El Director que corresponda, suscribe la resolución de constitución del fondo o fondos de caja chica y ordena al Departamento Financiero la constitución del fondo o fondos de caja chica a través de la emisión del cheque correspondiente. 6. El Jefedel Departamento Financiero ordena al Encargado del Fondo Rotativo Interno, proceder a elaborar el cheque o cheques nominativos a las personas que se indican en la resolución de constitución del fondo o fondos de caja chica, por los montos que ahí mismo se indican. 7. El Departamento Financiero notifica a la Unidad de Auditoría Interna, la decisión de constituir el o los fondos de caja chica, através del envío de una copia de la resolución de la Dirección de que se trate. 8. La persona designada para administrar el fondo de caja chica o Encargado de Caja Chica, hace efectivo el cheque y constituye el fondo de caja chica, el cual debe hacerse efectivo en billetes y monedas para atender las necesidades de efectivo para compras menores.
LÍMITES DEL FONDO DE CAJA CHICA

Los fondos de caja...