Procedimiento de cierre de labores nuevo


INSTRUCTIVO PARA EL CIERRE ANUAL DE LABORES Y EMISIÓN DE SOLVENCIAS

1. Objetivos.
Dotar de una guía que contenga los requisitos, procedimientos y metodologías internas para la emisión de solvencias al personal contratado bajo el renglón 022 de la Academia de Lenguas Mayas de Guatemala, como parte de los requerimientos para el cierre anual de labores.

2. Finalidad.
Lograr un eficiente ycorrecto control del cumplimiento de funciones y responsabilidades a través de procedimiento ordenado y transparente por parte del personal que labora en la Academia de Lenguas Mayas de Guatemala.

3. Alcance.
El presente Procedimiento es de aplicación y cumplimiento obligatorio, bajo responsabilidad de todos los funcionarios y trabajadores contratados en la Academia de Lenguas Mayas, aquellos quemanejen, custodien y que tengan contacto directo e indirecto con los bienes e información de la institución.

4. Normas del Procedimiento
Estos procedimientos se llevarán a cabo cada vez que se cierra ejercicio fiscal comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de cada año en la Academia de Lenguas Mayas de Guatemala.

5. Políticas del procedimiento:

5.1. Se emitirá solvencia al personalcontratado bajo el renglón 022 de la Academia de Lenguas Mayas de Guatemala cada vez que hay cierre de ejercicio fiscal comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de cada año.

5.2. Al finalizar el año fiscal comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre e inicio del período vacacional del personal, Presidencia, Director administrativa y financiera; jefaturas de direcciones, departamentos, unidadesy Comunidades Lingüísticas de la Academia de Lenguas Mayas de Guatemala, emitirán solvencia a sus colaboradores previo cumplimiento de los requerimientos de acuerdo a la naturaleza de su cargo y funciones y aspectos contenidos en el presente procedimiento.

6. Aspectos a considerar


6.1. Tarjetas Kárdex de diferentes controles autorizados por la Contraloría General de Cuentas.

6.1.1. TarjetasKárdex de Control de Materiales y Suministros
La Dirección Administrativa de la Academia de Lenguas Mayas de Guatemala, extenderá solvencia a todos los(as) Secretarios(as) Contadores(as) de las Comunidades Lingüísticas y Jefaturas de Departamentos y Unidades de la Sede Central, previo cumplimiento de la entrega de los reportes mensuales de materiales y suministros que manejan en su dependencia.6.1.2. Tarjetas Kárdex de Control de Compra y Consumo de Combustible y Lubricantes

De las Comunidades Lingüísticas:

La Dirección Administrativa de la Academia de Lenguas Mayas de Guatemala, emitirá solvencia a los colaboradores y/o funcionarios responsables del manejo y uso de vehículos de 2 y 4 ruedas de acuerdo a las tarjetas de responsabilidades, la misma se emitirá previo oficio del(a)Presidente(a) donde haga constar y dar fe de la veracidad de los datos consignados en las tarjetas kárdex de controles y registros de compra y consumo de combustibles y lubricantes autorizadas por la Contraloría General de Cuentas, según reportes presentados mensualmente durante el año fiscal

De la Sede Central:

El Departamento de Servicios Generales de la Sede Central, emitirá solvencia a lospilotos automovilistas y/o funcionarios responsables del manejo y uso de vehículos de 2 y 4 ruedas de acuerdo a las tarjetas de responsabilidades, previo cumplimiento con el registro de en las Tarjetas Kárdex de control de compra y consumo de combustibles y lubricantes autorizadas por la Contraloría General de Cuentas.

6.1.3. Tarjetas kárdex de control de Libros.

De las Comunidades Lingüísticas
LaDirección Administrativa de la Academia de Lenguas Mayas de Guatemala emitirá solvencia a los Secretarios Contadores, previo cumplimiento con el control y registro de datos en las Tarjetas Kárdex de Control de ingreso y egreso de libros autorizados por la Contraloría General de Cuentas, así como el reporte mensual de las mismas.

De la Sede Central
La Dirección Administrativa de la Academia de...