Procedimiento de compras de instituto gastronomico

CODIGO: COM/PCOM01 |
FECHA EMISION: 28 de Octubre 2011 |
No. Y FECHA REVISION: |

PROCESO DE COMPRAS
OBJETIVO:
Mantener el proceso productivo de la institución, adquiriendo las materias primas y productos de la mejor calidad y con las mejores condiciones de precio. Es una de las áreas más importantes, estratégicamente hablando.

Dentrode un circuito organizado como esquema de control de costos, Compras se presenta como un punto relevante por lo que es necesario organizar para que se cumpla con su cometido.

Para cumplir con el objetivo son necesarios los siguientes puntos:
-Surtir los almacenes de Alimentos y Bebidas.
- Comprar a los precios más bajos sin afectar la calidad los mejores productos del mercado
- Mantener losinventarios al nivel más bajo posible, sin obstruir las necesidades de producción.
- Localizar y elegir los proveedores que suministren la mercadería.
- Mantener una buena comunicación con el personal docente (chefs) y con el chef coordinador a fin de estar al tanto de los resultados diarios de costos.

ALCANCE:
Las áreas que intervienen en este procedimiento y quienesserán responsable de acatar las disposiciones del presente serán:
1. Chef coordinador y chefs docentes que requieran la compra de algún insumo, material o equipo de trabajo.
2. Chef coordinador, para autorización de las ordenes de compras.
3. Responsable del área de compra, para operar y hacer cumplir el procedimiento.
4. Administración y Contabilidad, para supervisar y orientar aldepartamento de compras, así como contabilizar los costos correspondientes.

POLITICAS:

Requerimiento de mercaderías.
El pedido de mercaderías le corresponde chefs docentes y chef coordinador, este pedido debe estar realizado con la mayor responsabilidad posible y por lo mismo es recomendable que se realice en una “Planilla de requerimientos” o similar, con la firma del responsable.Stock permanente.
Es recomendable el mantener un inventario permanente, al menos del sector de elaboración. Es decir, un conteo físico diario de las existencias disponibles en el sector.
Puede ser que para algunos podría ser demasiado complicado, pero los resultados son excelentes. Si por la índole de la empresa esto fuera muy engorroso, se sugiere usar el método de toma de inventario ABC, dondeordenaremos los productos por su valor unitario. Es decir, dentro de los productos A tendremos 20 o 30 artículos de alto valor individual. En el grupo B, los de valor intermedio y los C los de bajo valor individual. Con lo cual, diariamente podremos controlar los productos A, semanalmente los B y mensualmente los C. Es un método práctico que ayuda a nuestro cometido.

Ficha estándar de producto.Esta ficha debe ser realizada en conjunto con los chefs y establecida de acuerdo a la materia prima que se use en la confección de las recetas. En ella se establecerá el tipo de producto que debemos comprar normalmente codificado a los efectos de asegurarnos la estandarización del plato y los costos determinados. Características tales como clase, calidad, tipo, peso promedio, diámetro, color,presentación, etc. Nos aseguraran que las recetas no tendrán variación.

Estudio de mercado de proveedores.
Es necesario para la compra seleccionada tener más de dos o tres proveedores por producto. De tal manera que todos ellos sepan que están compitiendo para la venta, mejorando entonces:
- La calidad.
- El precio.
- Las condiciones de pago.
- El abastecimiento.
- La cantidad.

Notas depedido u Orden de compra.
Documento indispensable para el control, asegura que lo que se solicitó y acordó se cumpla en el momento de la recepción de la mercadería. En este documento emitido por duplicado o triplicado se establecerá el producto, cantidad, precio, la calidad, presentación, condiciones de entrega, embalaje, condiciones de pago, etc. Si entonces, siguiendo los procedimientos...