Procedimiento De Compras

Procedimiento de Compras

I – OBJETIVO

Establecer el circuito de gestión de compra o contratación de un bien o servicio.

II – DESCRIPCIÓN

El procedimiento comprende los pasos administrativos a seguir en el proceso de solicitud de compra o contratación de un bien o servicio por parte de los distintos sectores de la empresa, su autorización, su gestión por parte del Departamento deCompras, la recepción y verificación de los bienes y/o servicios adquiridos por parte del Área Almacenes dependientes de la Gerencia de Administración, y su pago por la Gerencia de Contabilidad y Finanzas, estableciendo la intervención de cada uno de los sectores involucrados, las pautas de dicha intervención y la documentación y registros generados en cada etapa.

III – AREAS INTERVINIENTES

Lasáreas de XX S.A.. con algún grado de responsabilidad en todo o parte del proceso son:

a) El Directorio, la Gerencia General y los Gerentes, al autorizar la solicitud de compra del sector requirente.
b) Gerencia de Administración, de quien dependen el departamento de Compras, y el Área de Almacenes.
c) Gerencia de Contabilidad y Finanzas en lo relativo al pago.

IV PROCEDIMIENTO1.- El pedido de Compra emitido vía el modulo de Compras del Sistema de Gestión por parte del sector requirente debe ser presentado en el Departamento de compras con la firma del responsable del área solicitante, acompañado en caso de corresponder de una nota que justifique la adquisición o la contratación.

1. El pedido de compra contiene la siguiente información
a) Área solicitanteb) Detalle pormenorizado de el/los ítems a adquirir con su correspondiente código, los cuales se encuentran previamente definidos en la respectiva base de datos.
c) Su cantidad y unidad de medida en caso de corresponder.
d) Valor unitario
Con la aprobación del pedido de compra por parte del responsable de área se produce automáticamente la afectación presupuestariapreventiva de la partida asociada al concepto del cual se trate y
e) en el caso de una contratación de servicios se especifica cual es el tipo, la vigencia de la prestación, el valor total, y toda otra observación que se considere de validez.

2. El Detalle de las Contrataciones en curso puede ser consultado por cada Gerencia o área a través del modulo, verificando el Estado de la mismas .3. La cantidad mínima de Cotizaciones a solicitar dependerá del monto a contratar, según el siguiente detalle .

a) Compra Directa: 3 cotizaciones
b) Licitación Privada: Cinco cotizaciones.

4. Para las compras habituales, en cada compulsa se debe incorporar , de entre los proveedores que integran la base de datos de proveedores la primera mejor oferta del concurso anterior para lacompra del mismo ítem, así como la segunda. También se incorporará un proveedor nuevo, salvo en el caso de la Licitación Privada en que se incorporarán dos. Para los pedidos de ítems que no hayan sido adquiridos anteriormente, se seleccionará dos proveedores nuevos en el caso de compra directa o concurso privado, y tres en el caso de licitación privada.

5. En caso de compulsa telefónica, seutilizará el formulario correspondiente para documentar la misma..

6. En caso de pedido de cotización por fax o correo electrónico, la copia de la consulta será incorporada al legajo de compra.

7. En el caso de Licitación Privada referidas a compras y o contrataciones los pliegos de condiciones serán redactados por la Gerencia de Administracion y las Gerencias Tecnicas, seránsometidos a revisión por parte la Gerencia de Contabilidad y Finanzas, la Auditoria Interna y presentados para ser aprobados por la Gerencia General.

8. Las Cotizaciones que se reciban, para el caso de compras y/o prestaciones de servicios encuadrados como contrataciones directas, deben ser incorporadas al legajo de compra, en tanto esa información es ingresada al modulo de compras para luego...