Procedimiento de compras
Páginas: 7 (1594 palabras)
Publicado: 1 de junio de 2010
OBJETO
Establecer la metodología a seguir para realizar el proceso de compras buscando satisfacer las necesidades de los clientes.
ALCANCE
Este procedimiento aplica para el proceso de compras que impactan la calidad de los servicios prestados en Casa Dental Gabriel Velásquez & cia Ltda. Y es responsabilidad del jefe de este proceso asegurar su aplicación.
DEFINICIONES
Orden deCompra: Solicitud por escrito que se hace a un proveedor para que sea despachada la mercancía solicitada.
Importación: Introducir en un país géneros o artículos de otros países para ser comercializados.
Proveedor: Persona o empresa que provee o abastece de todo lo necesario para un fin a grupos, asociaciones, comunidades, etc.
CONTENIDO ESPECIFICO
Las compras que impactan el Sistema deGestión de Calidad de Casa Dental Gabriel Velásquez & Cia Ltda. Son:
• Materiales, Insumos y Equipos tales como: guantes,Fresas, Instrumental , Resinas, Yeso, Anestesicos,
• Servicios: como el mantenimiento preventivo de los equipos de cómputo, planta telefónica, fax, aire acondicionado, calibración de equipos y servicio de transporte nacional de mercancía.
Las compras se realizan deacuerdo a la rotación de mercancía mediante la elaboración de ordenes de compra, las cuales son enviadas por vía fax o a través del representante de ventas del proveedor.
Se cuenta con Proveedores locales, nacionales y extranjeros.
COMPRAS DE MERCANCIAS
A PROVEEDORES LOCALES Y/O NACIONALES.
El jefe de bodega emite una solicitud D-FR-25 Requerimiento de Compras cuando observa que hayproductos que se están agotando y que tienen una rotación permanente, Igualmente se revisan lo maximos y minimos información que es suministrada por el sistema CGUNO y luego se diligencia para cada proveedor la orden de compra que emite el programa de sistemas, la cual es enviada por via fax al proveedor seleccionado.
Cuando se trate de Ofertas especiales o Productos nuevos ofrecidos por losProveedores, la solicitud de compra será directamente ordenada por el Gerente General, pero de todas maneras se sigue con el procedimiento establecido con la Orden de Compra.
Cuando un producto no se encuentra dentro del stock de inventarios y es necesario para completar una venta asegurada, éste hecho es informado por las secretarias o auxiliares y representantes de ventas, dejandoevidencia en el formato solicitud de pedido, luego se procede a buscar el producto y a elabora la orden de compra respectiva.
Las órdenes de compra son entregadas al Jefe de Bodega para el control de recibo de las mercancías.
A PROVEEDORES DEL EXTERIOR
Toda Compra a un proveedor del Exterior genera una importación.
Las importaciones en Casa Dental Gabriel Velásquez & cia Ltda. Se hacen enconjunto entre el Jefe de Compras y el Gerente General. Se solicita al Jefe de Bodega practicar un inventario físico a la marca o al producto requerido, se hace un análisis del comportamiento de la Venta del producto así como también de los máximos o mínimos establecidos para dicho producto, y se procede al lleno del formato C-FR-20 Orden de compra y su envío Vía Fax al Proveedor respectivo.El proveedor del Exterior debe enviar una Factura proforma que incluye además del costo de los productos el valor correspondiente a todos los gastos internos (embalaje). Con dicha factura proforma se elabora el Registro de Importación necesario y se solicita su aprobación en el Invima. Una vez se tenga el registro aprobado se envía copia al Proveedor para que procedan a la preparación y despachode la mercancía.
Una vez la mercancía esté lista para el despacho el proveedor informa y el Jefe de Compras de inmediato da las instrucciones de despacho como son: Empresa transportadora y confirma los datos sobre sí es por vía marítima, aérea y la zona aduanera.
Cuando la mercancía llega a la zona aduanera se le envían los documentos Originales a la Sociedad de Intermediación Aduanera...
Establecer la metodología a seguir para realizar el proceso de compras buscando satisfacer las necesidades de los clientes.
ALCANCE
Este procedimiento aplica para el proceso de compras que impactan la calidad de los servicios prestados en Casa Dental Gabriel Velásquez & cia Ltda. Y es responsabilidad del jefe de este proceso asegurar su aplicación.
DEFINICIONES
Orden deCompra: Solicitud por escrito que se hace a un proveedor para que sea despachada la mercancía solicitada.
Importación: Introducir en un país géneros o artículos de otros países para ser comercializados.
Proveedor: Persona o empresa que provee o abastece de todo lo necesario para un fin a grupos, asociaciones, comunidades, etc.
CONTENIDO ESPECIFICO
Las compras que impactan el Sistema deGestión de Calidad de Casa Dental Gabriel Velásquez & Cia Ltda. Son:
• Materiales, Insumos y Equipos tales como: guantes,Fresas, Instrumental , Resinas, Yeso, Anestesicos,
• Servicios: como el mantenimiento preventivo de los equipos de cómputo, planta telefónica, fax, aire acondicionado, calibración de equipos y servicio de transporte nacional de mercancía.
Las compras se realizan deacuerdo a la rotación de mercancía mediante la elaboración de ordenes de compra, las cuales son enviadas por vía fax o a través del representante de ventas del proveedor.
Se cuenta con Proveedores locales, nacionales y extranjeros.
COMPRAS DE MERCANCIAS
A PROVEEDORES LOCALES Y/O NACIONALES.
El jefe de bodega emite una solicitud D-FR-25 Requerimiento de Compras cuando observa que hayproductos que se están agotando y que tienen una rotación permanente, Igualmente se revisan lo maximos y minimos información que es suministrada por el sistema CGUNO y luego se diligencia para cada proveedor la orden de compra que emite el programa de sistemas, la cual es enviada por via fax al proveedor seleccionado.
Cuando se trate de Ofertas especiales o Productos nuevos ofrecidos por losProveedores, la solicitud de compra será directamente ordenada por el Gerente General, pero de todas maneras se sigue con el procedimiento establecido con la Orden de Compra.
Cuando un producto no se encuentra dentro del stock de inventarios y es necesario para completar una venta asegurada, éste hecho es informado por las secretarias o auxiliares y representantes de ventas, dejandoevidencia en el formato solicitud de pedido, luego se procede a buscar el producto y a elabora la orden de compra respectiva.
Las órdenes de compra son entregadas al Jefe de Bodega para el control de recibo de las mercancías.
A PROVEEDORES DEL EXTERIOR
Toda Compra a un proveedor del Exterior genera una importación.
Las importaciones en Casa Dental Gabriel Velásquez & cia Ltda. Se hacen enconjunto entre el Jefe de Compras y el Gerente General. Se solicita al Jefe de Bodega practicar un inventario físico a la marca o al producto requerido, se hace un análisis del comportamiento de la Venta del producto así como también de los máximos o mínimos establecidos para dicho producto, y se procede al lleno del formato C-FR-20 Orden de compra y su envío Vía Fax al Proveedor respectivo.El proveedor del Exterior debe enviar una Factura proforma que incluye además del costo de los productos el valor correspondiente a todos los gastos internos (embalaje). Con dicha factura proforma se elabora el Registro de Importación necesario y se solicita su aprobación en el Invima. Una vez se tenga el registro aprobado se envía copia al Proveedor para que procedan a la preparación y despachode la mercancía.
Una vez la mercancía esté lista para el despacho el proveedor informa y el Jefe de Compras de inmediato da las instrucciones de despacho como son: Empresa transportadora y confirma los datos sobre sí es por vía marítima, aérea y la zona aduanera.
Cuando la mercancía llega a la zona aduanera se le envían los documentos Originales a la Sociedad de Intermediación Aduanera...
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