Procedimiento de compras

UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
SECRETARÍA
DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS “SOLICITUD DE MATERIALES Y ÚTILES DE OFICINA”

DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE SERVICIOS SECCIÓN DE ALMACÉN

Páginas: 2 de 26 Fecha:28/04/2004

Procedimiento:

“Solicitud de Materiales y Útiles de Oficina”

OBJETIVO Este manual tiene como finalidad establecer los pasos necesarios para la solicitud, manejo y control de los materiales y útiles de oficina a ser despachados por la Sección de Almacén General a las distintas unidades de la Institución, además de establecer claramente las responsabilidades de cada uno de losintegrantes del proceso y garantizar una gestión eficaz y eficiente del mismo.

UNIDADES QUE INTERVIENEN - Dirección de Servicios. Departamento de Compras y Suministros. Sección de Almacén General. Unidades Solicitantes (Administrativas y Académicas). Dirección de Finanzas. Departamento de Contabilidad.

FORMULARIOS UTILIZADOS - Solicitud de Materiales y Útiles de Oficina (Forma 411-12). - Nota deDevolución de Materiales y Útiles de Oficina al Almacén General (Forma 411-13). - Nota de Devolución del Almacén General a las Unidades Consumidoras (Forma 411-14). - Nota de Entrega (Forma 411-15).

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE SERVICIOS SECCIÓN DE ALMACÉN

Páginas: 3 de 26 Fecha: 28/04/2004Procedimiento:

“Solicitud de Materiales y Útiles de Oficina”

NORMAS 1. La Sección de Almacén es la responsable de recibir los materiales y útiles de oficina adquiridos por el Departamento de Compras y Suministros, así como del resguardo y la distribución de los mismos a las distintas unidades administrativas y académicas que conforman la Institución. 2. Cualquier modificación de documentos, deinventario, de código o envío de materiales, deberá ser consultado y aprobado por el Jefe de la Sección de Almacén General. 3. La Sección de Almacén General deberá mantener actualizado el Catálogo de Materiales y Útiles de Oficina. 4. La Sección de Almacén General deberá enviar a la unidades solicitantes el Catálogo de Materiales y Útiles de Oficina vigente. 5. La Sección de Almacén Generalmantendrá un Calendario de Pedidos de Materiales y Útiles de Oficina dependiendo de los recursos presupuestarios y financieros. DE LA SOLICITUD 6. Toda Solicitud de Material y Útiles de Oficina deberá tramitarse, únicamente, con el formulario digitalizado Forma 411-12. 7. La Sección de Almacén no despachará materiales o artículos de oficina, si no se ha recibido la correspondiente Solicitud de Materialesy Útiles de Oficina.

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Páginas: 4 de 26 Fecha: 28/04/2004

Procedimiento:

“Solicitud de Materiales y Útiles de Oficina”

8. No se aceptarán Solicitudes de Materiales y Útiles de Oficina, manuscritas o en máquina de escribir. 9.Toda Solicitud de Materiales y Útiles de Oficina deberá contener: - Nombre de la Unidad Consumidora. - Nombre de la Unidad Solicitante. - Código de la Unidad y del material solicitado. - Firma del funcionario responsable y sello de la Unidad Consumidora. - Firma del funcionario responsable y sello de la Unidad Solicitante. - Sello oficial vigente de la Unidad Consumidora y Solicitante . - Ubicaciónfísica de la Unidad Consumidora. - Nombre de la persona que recibirá el material. 10. Toda solicitud que no cumpla con los requisitos exigidos será devuelta a la unidad consumidora utilizando el formulario “Nota de Devolución del Almacén General a las Unidades Consumidoras” (Forma 411-14), con las observaciones pertinentes. 11. Toda solicitud proveniente de las autoridades de la Institución que...