Procedimiento de Control de Documentos y Registros











C O N T E N I D O


1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. DEFINICIONES

4. MODO OPERATIVO

5. REGISTRO

6. REFERENCIAS

7. MODIFICACIONES

8. ANEXOS















1. Objetivo
El objetivo del control documental, es establecer las pautas para controlar, aprobar, codificar, modificar, distribuir, reponer y eliminar, la documentación del Sistema deGestión Integrado en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente de CAPRICA IRON SCM, sometida a control, incluyendo los registros generados, asegurando así que las ediciones actualizadas de los documentos apropiados estén disponibles en todos los lugares o áreas en que se realizan la operaciones fundamentales para el funcionamiento efectivo del Sistema.

Este control, da la seguridad al personal quela edición vigente de cada documento esté siempre disponible en las áreas donde se lleve a cabo la operación o donde se requiera, además, asegura que la documentación obsoleta es retirada y que cualquier cambio en ella es aprobado por la unidad que la aprobó inicialmente.

2. Alcance
El presente procedimiento aplica al control de toda la documentación asociada al sistema de gestión S&SO deCAPRICA IRON SCM, incluyendo también los registros generados por el sistema.

3. Definiciones
Documentos Internos: Son documentos generados dentro del Sistema de Gestión S&SO, relacionados con la operación y administración de CAPRICA IRON SCM. Ej.: procedimientos operativos, instructivos de trabajo, registros, etc.

Documentos Externos: Son documentos, generados fuera del Sistema de Gestión,relacionados con materias para el desempeño del personal y de las operaciones de CAPRICA IRON SCM. Básicamente, se refiere a Manuales y Guías de Equipos, Comunicados, Normativas y/o Exigencias Legales o Reglamentarias.

Documentos controlados: Se entiende como documento controlado todo documento, ya sea interno o externo, que forma parte del Sistema de Gestión de S&SO y que requiere de unadistribución y control, de forma de asegurar que sean usados sólo los documentos vigentes, previniendo el uso no intencionado de documentos obsoletos, para la realización de las actividades. Ejemplo de documentos controlados son: Descripción de Cargos, Manual de S&SO, Procedimientos, Instructivos, Especificaciones Técnicas, etc.

4. Modo operativo
4.1 Control de la documentación

Se establece queel Encargado del Sistema de Gestión, es el responsable del control de la siguiente documentación:

Manual del Sistema de Gestión Integrado de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente (SGI).
Documentos Operacionales (DO).
Procedimientos Operacionales (PO).
Instructivos de Trabajo (IT).

En el caso particular de los documentos que no pueden ser modificados, como leyes, decretos,normas (nacionales o internacionales), resoluciones, especificaciones de los clientes, bases técnicas, catálogos y manuales, serán sometidos al control del Encargado de Área al cual le competa disponer de dicha documentación de origen externo, este control deberá considerar que la documentación se mantenga actualizada, disponiendo de métodos de consulta permanente ya sea por páginas especializadas,consulta a organismos pertinentes, etc.


4.2 Actualización, elaboración o aprobación de la documentación

Todos los documentos definidos en el punto 4.1, son actualizados, elaborados o modificados, revisados, aprobados y controlados según la siguiente matriz:

DOCUMENTOS
ACTUALIZACIÓN ELABORACION O MODIFICACIÓN
REVISION
APROBACION
CONTROL
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO DESEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE
Encargado del Sistema de Gestión
Representante de la Dirección
Gerente General
Encargado del Sistema de Gestión
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, INSTRUCTIVOS Y REGISTROS
Encargado del Sistema de Gestión
Representante de la Dirección
Gerente General
Encargado del Sistema de Gestión
PROCEDIMIENTO OPERACIONAL Y DE TRABAJO
Jefes de Áreas
Representante...