PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS


1. OBJETIVO:

Establecer, mantener, controlar y actualizar la documentación del sistema de gestión de Calidad del HEMOCENTRO Y UNIDAD DE AFERESIS VALLEDUPAR LTDA. Con el fin de asegurar que sean entendibles para el personal de la institución que van ejecutar actividades de la institución y por lo tanto tener siempre el apoyo o guía de los documentos documentados, de esta forma puedenoperar de manera efectiva, eficiente y en conformidad con los requisitos de las normas ISO 9001.

2. ALCANCE:

Aplica a todos los documentos internos y externos, del Sistema de Gestión de Calidad del HEMOCENTRO Y UNIDAD DE AFERESIS VALLEDUPAR LTDA. Con excepción de los formatos para los registros.

3. RESPONSABILIDAD:
El Coordinador de Calidad y Ambiental: Responsable por el control dedocumentos del S.G.C del HEMOCENTRO Y UNIDAD DE AFERESIS VALLEDUPAR LTDA en cuanto a la revisión, distribución, cambios, actualización y registro de los mismos en el listado maestro de control de documentos.

Gerente: Encargado de la aprobación de los documentos referentes a los procesos gerenciales y de soporte del Sistema de Gestión de Calidad del HEMOCENTRO Y UNIDAD DE AFERESIS VALLEDUPAR LTDA.Director Medico Científico: Encargado de la aprobación de los documentos referentes a los procesos de prestación del servicio del Sistema de Gestión de Calidad del HEMOCENTRO Y UNIDAD DE AFERESIS VALLEDUPAR LTDA.
Coordinador de Gestión con responsables de procesos: Son los responsables de la elaboración de sus procedimientos.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Norma para el sistema de Gestión dela Calidad – Requisito ISO 9001:2008.
Norma para el sistema de Gestión de la Calidad – Fundamento y vocabulario ISO 9000:2005.

5. CONTENIDO
5.1 FUNDAMENTO

Unificar los criterios básicos para la identificación, revisión, aprobación, actualización y cambios de los documentos, que garantice un sistema más eficiente. Dentro de los beneficios que aporta tener un control de la documentaciónestán:
Evitar el uso de Documentos obsoletos.
Proveer uniformidad en la aprobación y actualización de los documentos.

5.2 DEFINICIONES:

APROBAR: Dejar constancia documentada que el método descrito es el correcto, Mediante la firma autorizada del mismo.

ACTUALIZACION DE DOCUMENTOS: Es uno de los estados más comunes. El documento sufre una modificación que lo hace más efectivo. En lamedida en que se realizan mejoras a los procedimientos, los documentos deben ser actualizados, asegurando que todo el personal tenga acceso a la nueva versión.

ANULACION DEL DOCUMENTO: El documento (norma, especificación) es suprimido definitivamente del sistema.

COPIA CONTROLADA: Son las copias de trabajo que se suministran en reemplazo del documento original siguiendo el procedimientopara control de documentos. El sello será en original, colocado en la primera página del documento, el cual nos permite saber si se trata de la última actualización hecha en el sistema.
COPIA NO CONTROLADA: Son las que se suministran con el único propósito de información de referencia y no deben usarse para otro fin distinto. Por lo tanto no requieren de una actualización cuando el original sufra uncambio.

INFORMACION: Datos que poseen significado

DOCUMENTO: Información y su medio de soporte.
Nota: El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de estos.

DOCUMENTO EXTERNO: Todo documento que sirve de referencia al desarrollo de las actividades y funciones del Sistema de Gestión de la Calidad y que no fueelaborado de manera interna en el HEMOCENTRO Y UNIDAD DE AFERESIS.

DOCUMENTO CONTROLADO: Son los que se someten a todos los controles descritos en este procedimiento para garantizar la integridad de las acciones tomadas con base en los mismos.

DOCUMENTO OBSOLETO: Es un documento que perdió su validez y no debe ser utilizado.

PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una...