PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS


1. INDICE

2. OBJETIVO
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3. ALCANCE
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4. AUTORIDADES Y RESPONSABILIDADES
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5. TERMINOS Y DEFINICIONES
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6. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
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7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
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8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
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9. CONTROL DE REGISTROS
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10. CONTROL DE CAMBIOS
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11. ANEXOS
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ANEXO 1
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ANEXO 2
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Elaboró:Revisó:
Aprobó:



Rafael Rocha Amezcua
Gerente de Calidad
Rafael Rocha Amezcua
Gerente de Calidad
Nombre
Puesto


1. OBJETIVO
Establecer la metodología para el control de los documentos internos y externos que conforman el Sistema de Gestión en Control y Seguridad, garantizando su aprobación, localización, revisión, actualización, legibilidad, disponibilidad, preservación, custodia, confidencialidad,identificación y prevención de obsolescencia. Así como la protección y recuperación de la información sensible de la organización.
2. ALCANCE
Aplica a todos los documentos del SGCS, incluyendo los documentos de origen externo que se relacionen directamente con la seguridad y la prestación del servicio.
3. AUTORIDADES Y RESPONSABILIDADES
3.1 Es responsabilidad de la Dirección el Manual de Seguridad,en cuanto a su revisión y autorización
3.2 Cada Responsable de Proceso debe asegurar el control de los documentos en sus áreas de alcance, además debe procurar el conocimiento e implantación de la misma.
3.3 Cada Responsable de Proceso deberá asegurar el mantenimiento y respaldo de la información sensible correspondiente, en coordinación con Calidad y Sistemas.
3.4 Es responsabilidad de losResponsables de Proceso, informar de cualquier documento externo aplicable y necesario para sus procesos al Gerente de Calidad
3.5 Es responsabilidad de todo el personal mantener la confidencialidad de toda la documentación de la empresa y de los clientes, así como de hacer mantenerla completa y en buenas condiciones, según les haya sido asignada.
3.6 Es responsabilidad de todo el personal reportar algerente de calidad o a su jefe directo, cualquier deterioro o uso indebido de la documentación que detecten.
3.7 Es Responsabilidad del Gerente de Calidad mantener los originales de la documentación y emitir las copias de la misma a los procesos según la naturaleza de los mismos
3.8 Es responsabilidad del Gerente de Calidad y de los responsables de proceso, revisar y en caso que aplique actualizarpor lo menos una vez al año la documentación de sus procesos.
3.9 Los Responsables de proceso, tienen autoridad para solicitar el alta o baja de los documentos de su proceso, por medio de los lineamientos establecidos en el presente procedimiento.
3.10 La Dirección y Gerente de los Procesos, tienen autoridad de acuerdo al Anexo 1 para aprobar o rechazar las solicitudes de modificación a losdocumentos realizadas por el personal en base a los requisitos de la NORMA BASC y ESTANDARES DE SEGURIDAD BASC y de la factibilidad operativa.

4. TERMINOS Y DEFINICIONES
Descripciones de Puesto: Documento donde se establecen el perfil de los puestos, sus principales funciones y responsabilidades y los criterios para demostrar sus competencias
Documento: Información y su medio de soporte o registro,especificación, procedimiento documentado, plano, informe, norma. El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o combinación de éstos.
Documento Externo: información o datos que poseen y elaboran organismos o personas ajenas a la empresa. Este documento sirve de guía o apoyo para el desarrollo de las actividades.
Documento Interno:información o datos que posee y elabora la empresa
Documento obsoleto: son aquellos documentos que ya no tienen vigencia porque se han generado nuevas versiones.
Formato: Documento diseñado con el fin de registrar datos o información relevante
Instrucción de trabajo: Documento que contiene los detalles técnicos sobre cómo hacer el trabajo y registrar sus resultados
Lista maestra de documentos: Documento...