procedimiento de elaboracion plan de compras

CONTENIDO

1. OBJETIVO………………………………………………………………….. 2
2. ALCANCE…………………………………………………………………… 2
3. RESPONSABLES DE EJECUCION……………………………………… 2
4. GENERALIDADES…………………………………………………………. 3
5. DESARROLLO……………………………………………………………… 5
6. REGISTROS………………………………………………………………… 7
7. PUNTOS DE CONTROL…………………………………………………… 8
8. CONTROL DE LA REVISION……………………………………………… 8ELABORACIÓN



Alexander Clavijo Rodríguez.
Profesional Especializado de Compras y Suministros REVISIÓN



Dorelly Díaz Martínez.
Subgerencia Administrativa
APROBACIÓN


Juan Carlos Triana
Gerente
Fecha: 22/07/13 Fecha: 22/07/13 Fecha: 22/07/13



1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para la elaboración el plan de compras como una herramienta degestión administrativa para el uso racional y estratégico de los recursos públicos del HOSPITAL DEPARTAMENTAL DE VILLAVICENCIO E.S.E.


2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la elaboración del cronograma de actividades al inicio de cada periodo fiscal y finaliza con la aprobación del plan de compras por la Junta Directiva.


3. REPONSABLE DE LA EJECUCION:

• El Gerente:
- Revisar el plande Compras de acuerdo al presupuesto establecido.
- Comparar lo planeado con el presupuesto para ajustar el plan de compras.
- Presentar anualmente el Plan de Compras para la elaboración del presupuesto y aprobación de la Junta Directiva del Hospital.

• Subgerente Administrativo:
- Consolidar en el Formato FRCP-08 todos los servicios (obras, licencias, Cerrajería, carpintería, y otros) detodas las unidades funcionales.
- Entregar la información valorizada al Profesional Especializado-Suministros
- Entregar diligenciado el FR-RH -24 al Profesional Especializado de Recursos Humanos.

• Subgerente Asistencial:
- Establecer la capacidad instalada.
- Elaborar el plan de producción.
- Entregar diligenciado el FR-RH -24 al profesional Especializado de Recursos Humanos.

•Oficina Asesora Jurídica:
- Revisar proyecto de resolución de aprobación del plan de compras
- Revisar la base legal que sustenta el plan.
- Entregar diligenciado el FR-RH -24 al Profesional Especializado de Recursos Humanos.

• Oficina Asesora Comercial:
- Elaborar el Plan de Ventas.
- Entregar diligenciado el FR-RH -24 al Profesional Especializado de Recursos Humanos.

•Profesional Especializado de Compras y Suministros y de Recursos Humanos:
- Remitir la correspondencia a los Subgerentes y Coordinadores de las Unidades funcionales remitiendo las actividades y la fecha de entrega del Formato FR-RH-24.
- Consolidar la información, analizarla y verificarla de acuerdo al plan de compras anterior.
- Comparar lo planeado con el presupuesto para ajustar el plan decompras.
- Presentar anualmente el Plan de Compras para la elaboración del presupuesto

• Coordinadores de las Unidades Funcionales y Almacenista:
- Diligenciar el formato del Plan de Compras FRCP-08, comparado con el plan de producción y de ventas, al Profesional Especializado de Suministros
- Revisar las necesidades junto con la ejecución de cada servicio para incluirlas en el plan decompras para así evitar modificaciones al plan de compras.
- Ajustarse al presupuesto y cuantificar en pesos las necesidades de bienes y servicios.
- Entregar diligenciado el FR-RH-24 al Profesional Especializado de Recursos Humanos.


4. GENERALIDADES

4.1 Términos y Definiciones:

PLAN DE COMPRAS: Instrumento que se elabora anualmente en el cual se registran los bienes y serviciosrequeridos por la Entidad para cubrir las necesidades institucionales.

COTIZACIONES: El valor que asigna un proveedor o contratista a sus bienes y/o servicios antes de efectuar la respectiva transacción comercial.

UNIDAD DE MEDIDA: Cantidad o magnitud que sirve como termino de comparación de los demás de su especie.

Notas Especiales:
- La fecha límite para entregar el proyecto de Plan de...