Procedimiento de expedicion de quedan

GRUPO TOCHEZ/MOLINA

PROCEDIMIENTO DE EXPEDICION DE QUEDAN Y REGISTRO DE COMPRAS AL
AL CREDITO PTM 004
15/02/10
Lic. Carlos Espinoza

INTRODUCCIÓN

El proceso de Compras al Crédito debido a las debilidades que puede presentar en su diseño e implementación; muchas veces ha sido falseado o mal utilizado, por personas de diferentes organizaciones, para realizar practicas yacciones, en perjuicio de la entidad para la cual trabajan, buscando favorecerse personalmente por el resultado de su intervención..
A raíz de lo descrito en el párrafo anterior, es muy frecuente escuchar expresiones como las que a continuación se citan: “ Yo entregué el producto a X persona confiando que como él trabajaba para la empresa, tenía la autorización para retirarlo y se lollevó”; “ en la empresa XXX se pagaron mercaderías que nunca llegaron a la empresa sino que fueron a parar al terreno de fulano de tal” Las anteriores expresiones y otras más, se escuchan en ocasión de manifestar, la violación al proceso de Compras y pago de mercaderías al Crédito.
El objetivo de este procedimiento es sugerir o fijar las normas, que deben de seguirse, en el proceso delas compras al crédito, para evitar o eliminar las posibilidades de prácticas o acciones de fraude, por parte de las personas que intervienen en el proceso.
Entre esas normas, citamos la fidelidad de los documentos que el proveedor debe de poseer, para poder reclamar el cobro de la venta de bienes o servicios que ha realizado.
Para ir puntualizando las normas correctas a seguir,haremos la descripción del procedimiento de expedición de quedan y registro de compras al crédito , PTM 004, a partir del hecho, de que la empresa a través del procedimiento de Adquisición y Recepción de compras al crédito, tiene en su poder los bienes o ha recibido los servicios, que ha solicitado con anterioridad, por medio de la solicitud formalizada con la emisión de la orden decompra.
La orden de compra es el documento comercial que emite el comprador para pedir mercaderías o servicios a un proveedor, aprovechando el financiamiento a corto plazo que proporcionan y algunas veces conceden las empresas proveedoras.
El contenido de la orden de Compra debe de expresar con la mayor claridad posible:
a) La descripción técnica del bien o servicio que la empresarequiere, y que el proveedor, debe proporcionar,
b) La cantidad demandada o requerida que se está solicitando y
c) El valor del bien o servicio que previamente ha sido cotizado.

La formalidad de la Orden de Compra se adquiere, por la realización de un proceso de evaluación previo a su emisión, y consiste en la selección de un proveedor entre varios, mediante la comparación dediferentes condiciones de venta que cada proveedor ofrece.
La Legalidad de la Orden de compra reside en la Autorización que el emisor expresa al firmar y aceptar el documento. Por ello, es preciso definir el nivel de delegación para la autorización de la Orden de Compra, determinando: a) el rango de valores con autoridad para aprobar ordenes de compra, por ejemplo; autorizar Ordenes deCompra hasta $ 1, 000.00 o $ 2, 000.00 dólares, b) precisar los nombres y cargos de la personas, que la empresa ha confiado la autoridad, el poder y la decisión de legalizar la compra mediante la emisión de la orden de compra.
El propósito de la formalización y la legalización de la Orden de Compra es prevenir o limitar, acciones y practicas fraudulentas que pueden ocurrir en eldesarrollo del proceso; sirve además, para que el emisor conozca con precisión, la calidad y cantidad, de los bienes a adquirir, para evitar compras innecesarias, excesos de inventarios, inmovilidad de fondos y la ocurrencia de pasivos a corto plazo , que aunque no son amparados por garantía especifica , son obligaciones que se vencen a corto plazo.
Así como la Orden de Compra...