Procedimiento De Organizaci N De Eventos

Procedimiento de Organización de eventos
Desde el exterior, el negocio de eventos parece basarse en la creatividad y la energía.
Aunque esto es cierto, un evento exitoso no se logra solo con la creatividad. La razón por la que la organización de eventos ha aumentado de manera constante a lo largo de los años como industria como industria independiente, se debe a la complejidad de la organizacióny ejecución de eventos.
Plan de evento
Todo evento exitoso inicia con un plan. Independientemente de si se organiza algún evento grande o pequeño, se necesita empezar con una estrategia sólida que identifique cada elemento del evento. El plan nos ayuda a crear programas eficaces; proyectar costo que lo mantendrán dentro del presupuesto y aun así lograr una ganancia, asignar tareas yresponsabilidades y anticiparse a problemáticas.
Información antecedente
La sección de antecedentes del plan incluye detalles que se han reunido hasta este momento del proyecto. Siempre es mejor que el cliente decida por si mismo y no dar demasiadas ideas propias, tomo en cuenta que lo primero que debe hacer es escuchar, ya que el evento es del cliente no nuestro. Es bueno llevar una libreta y pluma para tomarnotas pertinentes detalladas, haga preguntas ya que el cliente nos puede dar referencias o ideas específicas y si no obtenga los detalles investigando:
• La razón del evento
• La fecha del evento
• El número de asistentes
• E presupuesto
Aunque hacer preguntas puede resultar útil trate de no hacer tantas.
Metas y objetivos
Todo evento exitoso necesita identificar sus metas y objetivos alprincipio del proceso de organización. Una meta es el resultado total deseado y los objetivos son los propósitos específicos que se necesitan para llegar a la meta.
Una forma útil es utilizar el método EMARO que es el acrónimo de Específico, Mensurable, Asequible, Realista y oportuno.
• Específico: Enmarcar los objetivos, empezando con la palabra “para”.
• Mesurable: Definir los métodos para medir eléxito
• Asequible: No tratar de lograr mas de lo que realmente es posible
• Realista: Saber si el objetivo se puede alcanzar.




AGENDA
¿Cómo se desarrollará en realidad el evento que está organizando? La agenda es indispensable programar minuto a minuto, la estructura del evento. DE donde derivan todas las demás: audiovisual, decoración, A y B, entretenimiento, señalización, etc.
PRESUPUESTO

Esimprescindible que un profesional de eventos realice un presupuesto de acuerdo a las metas y objetivos preestablecidos dentro del plano para construir uno de éstos para que se identifiquen los productos o servicios de alta calidad o bien, de bajar el precio en la planeación.
De acuerdo a la planeación del evento, se hará una lista sobre los gastos anticipados, gastos fijos y gastos extras para losdesembolsos típicos del presupuesto del evento. Cada evento adecuará la lista conforme a los requerimientos y necesidades que éste tenga y así poder decidir e incluir los gastos pertinentes en el presupuesto maestro.
Dentro del presupuesto es importante mencionar los costos fijos y los costos variables. Los primeros no cambiarán en función del número de participantes e incluyen elementos comoequipo audiovisual, electricidad, decorados, renta del local y del salón, etc. Sin embargo pueden volverse variables si aumenta en gran número la cantidad de participantes. Esto podría ser un problema debido a que si aumentan los participantes, también lo harán la cantidad de trabajadores, el espacio, las decoraciones y los costos aumentarán sin dudarlo. Los costos variables son los que dependen delnúmero de participantes, como los alimentos y bebidas, cortesías, alojamiento, registro y personal.

RUTA CRÍTICA
La ruta crítica se encarga de programar todas las actividades dentro de una planeación de eventos con tiempos específicos para cada una de ellas. Es de vital importancia para lo que se quiere hacer y en qué fecha se va a hacer asegurando que todo salga justo como se espera y...