Procedimiento De Recepcion, Contabilizacion Y Pago De Facturas

PROCEDIMIENTO DE RECEPCION, CONTABILIZACION Y PAGO DE FACTURAS

JULIO DEL 2011

INDICE

1. Introducción
2.1 Lista de Distribución Interna
3.1 Propósitos
4.1Politicas de Operación de la Recepción, Control y Validación de Facturas
5.1Fiscalizacion, Contabilización y Pago de las facturas
6.1 Caja Chica
7.1 Descripción de Procedimientos
8.1FlujogramaINTRODUCCION

El siguiente manual contiene los procedimentos de recepción, contabilización y pago de facturas con el fin de mejorar el flujo operativo que se maneja de manera cotidiana, comprometiéndonos a colaborar para que en conjunto logremos una optimización de tiempo y rendimiento en el desempeño de nuestras funciones.


|CONTABLES || | | |

3.1.- PROPOSITO
Bajo este marco de referencia, el presente PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN, CONTABILIZACIÓN Y PAGO DE FACTURAS tiene como finalidad normar el proceso de los pasivos en las etapas de recepción, validación, registro contable y pago de las facturas y otra documentación que acrediteadquisiciones de bienes y/o contratación de servicios que realiza la empresa; así como coordinar las actividades y responsabilidades inherentes de cada uno a las funciones de las áreas operativas que participan en el proceso.

4.1.- POLÍTICAS DE OPERACIÓN DE LA RECEPCIÓN, CONTROL Y VALIDACIÓN DE FACTURAS:
A través de sus áreas de Contabilidad y la Tesorería, asumirá la responsabilidad directa de operarel procedimiento integral de control, pago de la documentación comprobatoria que amparen las adquisiciones de bienes y/o contratación de servicios que realicen la empresa.

5.1.- DE LA FISCALIZACIÓN, CONTABILIZACIÓN Y PAGO DE FACTURAS:
El reconocimiento de pasivos contables y pago correspondiente de facturas sólo procederá cuando las facturas que presenten los proveedores para su pago seacompañen de la evidencia documental que acredite la recepción de los bienes y/o servicios y contengan los requisitos del reglamento de facturación.

En todos los casos, los pagos que se tramiten ante la Tesorería deberán estar precedidos por una “Orden de Pedido o Compra” generada por el área responsable.

Recepción y registro de Facturas de Proveedores y Varios:
1. Toda factura recibida debecumplir con los requisitos del reglamento de facturación:
o Número de autorización de impresión del comprobante de venta, otorgado por el Servicio de Rentas Internas;
o Número del registro único de contribuyentes del emisor;
o Apellidos y nombres, denominación o razón social del emisor, en forma completa o abreviada conforme conste en el RUC. Adicionalmente podrá incluirse elnombre comercial o de fantasía, si lo hubiere;
o Numeración de la factura debe tener quince dígitos.
o Dirección de la matriz y del establecimiento emisor cuando corresponda;
o Fecha de caducidad del documento, expresada en mes y año, según la autorización del Servicio de Rentas Intentas,
o Datos de la imprenta o del establecimiento gráfico que efectuó la impresión,
oLos contribuyentes designados por el SRI como especiales deberán imprimir en los comprobantes de venta las palabras: "Contribuyente Especial".
o De no cumplir con todos los se devolverá la factura al proveedor y se informara el porqué de la devolución.
2. Recepción recibirá original de las facturas presentadas por el proveedor y se encargara de recoger las firmas de responsabilidad en lasrespectivas áreas (Compras, Bodega, Marketing, Ventas y Administración) y dependiendo del tipo de la compra pasara a las correspondientes áreas.
3. Compras registrara (inventario y contabilidad) las facturas por concepto de producto, materia prima y suministros y luego pasaran al departamento contable para sus respectivas retenciones.
4. El registro de las facturas por otros bienes y servicios...