Procedimiento de transferencias primarias

PROCEDIMIENTO TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
IMPLEMENTACION DEL CAD

Transferencias del área al CAD

Con el fin de administrar, conservar y custodiar la documentación que produce la compañía en eldesarrollo de sus labores diarias, crea el Centro de Administración Documental – CAD.

Por consiguiente se realiza la transferencia documental definitiva del área al CAD, asumiendo desde ese momentola responsabilidad sobre la documentación de cada área.

1. Se requiere del área un colaborador para la entrega, responsabilizado por el gerente del área y debe permanecer para la revisión ychequeo de las unidades documentales que entrarán al CAD.

2. Los documentos deben estar relacionados en el formato establecido por el CAD e impresa para el CAD con copia para área respectiva. Esteformato de transferencia, debe estar completamente diligenciado y debe ser legajado y archivado en la carpeta del CAD como Transferencias Documentales.

3. El archivista encargado de recibir lastransferencias, verifica y corrobora que lo que esta en el formato de transferencia esta físicamente.

4. Las transferencias, deben realizarse según la Tabla de Retención Documental – TRD, es decirpor series y subseries documentales.

5. Los expedientes que deben ir a Circulante por tiempo de retención serán transferidos por el área.

6. El proceso de recibo de documentos y chequeofísico, concluye con las correcciones y ajustes a los formatos diligenciados en papel y electrónicos, en las bases de datos de transferencias. A partir de ese momento se darán diez (10) hábiles paracodificar, almacenar y ubicar la documentación, en el CAD.

7. El Archivista aplica de la TRD y en función de esto separara en varios expedientes la documentación darle la independencia querequiere.

8. El archivista identificara las unidades de conservación con los rótulos establecidos por el CAD aplicando la TRD, no debe quedar ningún expediente sin rotulo.

9. La transferencia...