Procedimiento Facturas



Contenido
1. Objetivo
2. Alcance
3. Responsabilidad
4. Definiciones
5. Condiciones Generales
6. Procedimiento
7. Diagrama de Flujo
8. Entradas y salidas ////// Etapas relaciones con el proceso
9. Anexos
10. Control de cambios










1. OBJETIVO
Definir y reglamentar la metodología para la elaboración de los documentos asociados a los diferentes procesos delClub.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todas las áreas del Club.

3. RESPONSABILIDAD

3.1. Emisión y actualización: Es responsabilidad del área que emite el documento en cabeza del Director de área. Ningún funcionario está autorizado para realizar modificaciones sin previa autorización del Director del área respectiva.

3.2. Control de documentos:

3.2.1. Elaboración omodificación: La elaboración o modificación de un documento puede ser realizada por cualquier miembro de la organización previa autorización del Jefe o Director del área.

3.2.2. Revisión: Una vez elaborado el borrador del documento, el Jefe o Director del área lo analiza teniendo en cuenta las reglas establecidas en el Procedimiento de elaboración de documentos. La revisión consiste en verificar quelas disposiciones descritas en éste correspondan a lo que se hace en la realidad.

3.2.3. Aprobación: Una vez el documento haya sido revisado, la aprobación final será responsabilidad del Director de área y la Gerencia General.

3.2.4. La evidencia que un documento ha sido revisado y aprobado la constituye las firmas en los espacios correspondientes (pie de página, primera hoja deldocumento) de los cargos respectivos. .

3.2.5. Divulgación: Consiste en difundir el nuevo documento a todas las personas involucradas directa o indirectamente.

3.2.6. Capacitación: Actividad que se emplea para la sensibilización del personal involucrado.

3.2.7. Custodia: Es responsabilidad del área que emite el documento asegurar que la información sea guardada en el archivo centralelectrónico creado para este fin, de tal forma, que se garantice su disponibilidad, seguridad y su permanencia en el tiempo.

3.2.8. Cumplimiento: Es responsabilidad del área que emite el documento, crear los controles necesarios para garantizar su correcta implementación y mantenimiento para el logro de los objetivos propuestos. De manera adicional, el departamento de Contraloría debe realizar chequeosperiódicos para verificar su cumplimiento.

3.2.9. Actualización de documentos: A continuación se indica los posibles motivos para la actualización de los documentos.

Mejoramiento continuo de los productos y los procesos
Incorporación de nueva tecnología
Acciones correctivas y preventivas que den lugar a cambios
Modificación en la estructura organizacional
Incorporación de nuevos cargosCambios en la legislación

4. DEFINICIONES

4.1. Diagrama de flujo: Es una representación gráfica de la secuencia de los pasos para describir cómo funciona un proceso.
4.2. Documento: Es el medio de soporte de la información el cual puede estar en medio físico o magnético.
4.3. Formatos: Documento que obedece a un patrón determinado y es útil para registrar datos e información.
4.4.Instructivos: Documento que detalla minuciosamente la manera de realizar una operación o tarea.
4.5. Manual: Es un Documento en el cual se describe con detalle y en forma ordenada y sistemática aquella información, funciones, procedimientos etc., de la organización o dependencia que se consideran necesarios para la ejecución de un trabajo, proceso o actividad.
4.6. Metas: Las metas constituyenlos logros cuantitativos a alcanzar en períodos de tiempo razonables. Son imprescindibles para motivar al personal involucrado en su alcance y para medir los resultados operativos.
4.7. Objetivo: Define el propósito del documento y debe responder a las siguientes preguntas. Qué y para qué.
4.8. Políticas: Proporciona el direccionamiento para que se elaboren planes concretos de acción que...