Procedimiento Gastos

Manual de Procedimiento de Control Gastos
Grupo Empresas de Transporte y Servicio
Tur Bus

Abril 2013

1.

2.

3.
4.
5.
6.
7.
8.

Objetivo y Marco Conceptual
• Objetivos
• Alcance
• Conceptos
• Tipos de Gastos
• Tipos de Operación
Esquema de Control
• Esquema de Aprobación de Gastos
• Flujo de Solicitud, Rendición y Pago
• Plazos de Rendición
• Respaldos
Documentaciónde Respaldo de Gastos
Descripción de Gastos Operacionales
Descripción de Gastos asociados a Comisión de Servicio
Descripción de Gastos Extraordinarios
Gastos No Aceptados
Anexos

1. Objetivo y Marco Conceptual
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•
•
•

Objetivo
Alcance
Conceptos
Tipos de Gastos
Tipos de Operación

Objetivo: Controlar vía procedimientos la rendición de gastos y solicitud de fondos,
deempleados del Grupo Tur Bus.
Alcance: El presente Procedimiento afecta a las siguientes Empresas del Grupo Tur
Bus:
- Empresa de Transportes Rurales Ltda. (Tur Bus)
- Condor Bus Ltda.
- Tas Choapa
- Inter Sur
- Mares del Sur
- Samex
- EGT Carga
- Avant Sorter
- Tur Bus Industrial, Ventrosa, Amancay, Avant Industrial
- EGT Servicios
- Ayelen
- TV Móvil

Conceptos:
• Alimentación yTraslados
•
Comisión de Servicio: Hospedaje, Alimentación, Traslados y Pasajes
Aéreos.
•
Contratación de Servicios
•
Arriendos de Inmuebles
•
Mantención y Reacondicionamiento de Edificios
•
Boletas de Honorarios
•
Control y Pago de Losas
•
Gastos por Accidente de Buses
•
Gastos de Eventos Internos
•
Consumos Básicos

Tipos de Gastos:
1. Gastos Operacionales (Gastos propios dela operación de cada
área): son gastos que un empleado puede incurrir producto de sus
labores y condición de su cargo en la empresa. Ejemplos de esto
son: gastos de atención de clientes-proveedores, gastos de
mantenimiento en ruta y otros.
2. Comisión de Servicio: gastos como traslados, alimentación y
hospedaje, asociados a la Comisión de Servicio de un funcionario.
3. Gastos Excepcionales:todo concepto de gasto que no esta
incluido en los puntos anteriores. Ejemplos de esto son:
celebraciones, regalos, eventos internos, y otros.

Tipos de Operación:
Fondo Fijo:Monto en dinero asignado a un empleado, para realizar gastos propios de la
operación, administración y funcionamiento de la Empresa, el cual se hace responsable del
Fondo y se compromete a usarlo para dichos fines deacuerdo a la normativa. Este tipo de
fondos se asignan una vez por año, las reposiciones de dinero se realizan cada vez que el
responsable de Fondo Fijo rinde sus gastos, las rendiciones deben ser periódicas, cumpliendo
con los plazos estipulados. Cierre y renovación anual cuando corresponde.
Fondo por Rendir: Monto en dinero asignado a un empleado, para realizar gastos específicos
a nombrede la empresa o gastos por Comisión de Servicio. Este tipo de fondos se asignan de
acuerdo a las necesidades de cada área, las rendiciones de gastos se deben realizar de
acuerdo a la normativa vigente, teniendo como plazo máximo 30 días (desde la fecha de
asignación), para los Fondos a Rendir y 4 días hábiles para los Fondos a Rendir asignados por
Comisión de Servicio, desde el día siguiente dela finalización de esta.
Rembolso de gastos: Cuando un empleado deba pagar, con medios propios, gastos por
cuenta de la empresa, podrá solicitar el rembolso del dinero gastado. Para tal efecto, debe
rendir los gastos que pagó, respetando la normativa vigente y los plazos establecidos. Los
gastos a rendir deben ser respaldados según normativa.

2. Esquema de Control
• Esquema de Aprobaciónde Gastos
• Flujo de Solicitud, Rendición y Pago
• Plazos de Rendición
• Respaldos

Esquema de Control: A través del siguiente cuadro se detalla quien
esta en condiciones de aprobar/rechazar una rendición de gastos:

Gastos Operacionales (Gastos Propios de la Operación de cada
área)
Rinde
Gerente A
Gerente B
Subgerente
Rol General

Aprueba < $ 100.000
Aprueba > $ 100.000...