Procedimiento Importaciones

Objetivo Alcance Generalidades Procedimiento

25PCO001 – PROCEDIMIENTO IMPORTACIÓN

1 OBJETIVO
Establecer los lineamientos y tareas para garantizar el abastecimiento oportuno de mercadería importada en la organización.
2 ALCANCE
Este procedimiento aplica en la generación de órdenes de compra, gestión de importación trámites aduaneros y registro detodos los productos la mercadería importados en sistema.
3 GENERALIDADES
1 El juego de Inventario (JI) es una herramienta de trabajo que al ser alimentado por datos como los inventarios al cierre de cada mes, los promedios de venta y las órdenes de compra ya fijadas con anticipación a nuestros proveedores, nos permite determinar la nueva orden de compra que debe ser fijada el mes que se trabajael mismo.

Para el proveedor MERZ, este Juego de Inventario se debe realizar los primeros días del mes con el fin de obtener la Orden de compra aprobada por Gerencias hasta antes del 5 de cada mes, para poder enviarla al proveedor de manera oficial.

Para el proveedor SOLID PROMOTIONS, se debe realizar el JI los primeros 5 días del mes y si este arroja la necesidad de fijar una nueva OCdentro del mes, se la envía al proveedor una vez se tenga autorización de Gerencias.

Para el proveedor PROCAPS se debe realizar el JI en los primeros 5 días del mes, y una vez ellos nos envíen el listado de productos facturados al cierre del mes anterior, junto con el detalle de Órdenes ya colocadas con anticipación para los siguientes 3 meses. La Orden nueva se debe enviar a Procaps antes del 10de cada mes, por lo mismo la Orden sugerida que se obtiene del JI debe ser aprobada antes de esa fecha, por Gerencias.

Las personas que revisan y/o aprueban los juegos de Inventario son:
1 Gerente General Promedical S.A.
2 Gerentes de Unidades de Negocio (Procaps y Suiphar)
3 Gerente Comercial
4 Gerente de Logística y Distribución

2 Se emite la Orden de Compra a los proveedores tomandoen cuenta los siguientes datos importantes:
• Procaps: Se realiza con 4 meses de anticipación hasta el 10 de cada mes.
• Merz: Se realiza mensualmente el hasta el 5 de cada mes.
• Pharcos: Se realiza mensualmente el hasta el 5 de cada mes
• Suiphar: De acuerdo a requerimiento hasta el 10 de cada mes.
• Suco: De acuerdo a requerimiento hasta el 5 de cada mes.

3 El seguimiento aimportaciones debe enviarse cada vez que se tenga algún nuevo evento que sea importante informar a los Gerentes de Unidad de Negocio y Jefes de producto.

4 Coordinación de transporte internacional y cotización de fletes se realizan solo si corresponde.


5 Solicitud de permisos de importación (UNIMED ó SENASAG según corresponda) se empiezan a tramitar una vez se tenga los documentoscompletos. La duración del trámite para estos permisos es de 3 a 4 días.

6 La coordinación con Almacén para recepción dela importación se realiza al momento de tener conocimiento sobre la liberación de la carga de aduana. Previamente almacén tiene conocimiento qué cargas se encuentran en tránsito porque reciben una copia de los seguimientos de importaciones que se envían por correo.

7 Se debecoordinar la revisión de las importaciones que tenemos conocimiento de que vienen dañadas con el Inspector de seguro






1. PROCEDIMIENTO

1. FLUJOGRAMA


2. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES


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DESCRIPCION
RESPONSABLE
DOCUMENTOS GUIA O REGISTRO
1
Se actualiza el Juego de Inventarios al inicio de cada mes, con datos del cierre de mes anterior (stock al cierre, forecast de ventas,ingresos a sistema, ventas). El Juego de Inventarios genera las cantidades sugeridas de requerimiento.
Coordinador de Logística de Abastecimiento


25PCO001-F1 - Juego de Inventarios

2
Se revisa las cantidades sugeridas como requerimiento juntamente con los Gerentes de Unidades de Negocios y Gerencia de Logística y Distribución y se determina una Orden de Compra Sugerida. Se debe enviar...