Procedimiento Operativo Para La Venta De Inventarios

PROCEDIMIENTO OPERATIVO PARA LA VENTA DE INVENTARIOS
NOMBRES:


MACOY S.A.
La compañía MACOY S.A. es una empresa dedicada a la venta de suministros odontológicos para consultorios y clínicas odontológicas.
En esta organización se tiene en cuenta las políticas, normas y procedimientos elegidos y acordados por la Junta de la compañía, el respectivo administrador y gerente.
Se tienen encuenta el movimiento que tienen los inventarios dentro de cualquier compañía los cuales son: Recepción y Entrega de mercancía, los cuales se enuncian sus principales procedimientos a continuación:
1. Recepción de Mercancía:
Esta organización recibe los inventarios por cuenta de 4 proveedores diferentes, los cuales son:
• Odontoinsumos Ltda.: Comercializa insumos odontológicos para reconstruccióndental.
• Materiales odontológicos S.A.: Vende materiales diseño de sonrisa.
• Mecánica dental S.A: Comercializa inventarios relacionados con instrumentos y herramientas de uso odontológico
• OdontoFarma S.A: Vende inventarios medicinales para las afecciones dentales.

El ingreso de la mercancía se lleva a cabo de la siguiente manera:
• Ingreso de cada uno de los productos por medio de códigode barras, permitirá hacer cargue de la mercancía en el sistema, el cual luego es corroborado por el área de contabilidad con el respectivo soporte (factura proveedor e informe entregado por el gerente)

• El Gerente:
o Responsable de evaluar los inventarios que ingresan a la empresa, siguiendo los pasos de calidad acordados y estipulados en los manuales de la organización.
o Tiene lafacultad de realizar devolución de la mercancía en caso en que esta se encuentra en mal estado, defectuoso o caducado su fecha. Lo anterior teniendo en cuenta las políticas y normas establecida por la empresa.

• El ingreso de estos productos es supervisado por el administrador e ingresado sistemáticamente por el auxiliar.

• El encargado de bodega realiza conteo físico, organiza los inventariossegún el método de PEPS, este con el objetivo de evitar pedida de estos en cuanto a los que tienen fecha de caducidad. Los inventarios se organizan dependiendo el objetivo para el cual se van a utilizar:
o Reconstrucción dental
o Diseño de sonrisa
o Instrumentación dental
o Fármacos dentales
Finalmente entrega un 4 informes oportunamente a: Gerente, Administrador, Contabilidad y para archivo.Este informe permitirá llevar un control de la fecha en la cual se recibió la mercancía, el estado de cada uno de los inventarios, su proveedor, fecha de caducidad y por quien fue supervisado.
Se debe tener en cuenta que la recepción de los inventarios no se hará de forma parcial sino como lo indique en la factura, con el visto bueno respectivo.

2. Entrega de Mercancía:
• El vendedor:
oCuenta con listado de inventario existente.
o Él debe realizar el acta de inicio y de terminación de la toma física del inventario.
o Será el encargado de la verificar que los inventarios estén debidamente organizados, teniendo en cuenta la caducidad de algunos de ellos, dependiendo su durabilidad. De igual manera los inventarios que se encuentran en transito y los de destino final.
o Secomunica con los clientes y realiza la venta
o Lleva la remisión al administrador para autorizar la venta
o Entrega la remisión al encargado de bodega para hacer despacho del pedido.
• El encargado de bodega:
o Realiza descarga del inventario en el sistema, por medio de código de barras. Además realiza facturación con 3 copias:
o Cliente
o Contabilidad
o Archivo
o NOTA: La entrega de mercancíasolo la podrá hacer el encargado de bodega, ninguna persona ajena a la organización.

• El gerente o administrador avala la salida de los inventarios y coloca sello y firma (VB).

• Se le entrega a contabilidad la facturación auxiliar contable, hace el registro de la venta, comprobando el...