Procedimiento para compras y pagos

1. OBJETIVO

Recepcionar las facturas de compra y/o documentos equivalentes y propender la correcta clasificación del costo o gasto, la causación de los tributos nacionales y municipales, garantizando el pago oportuno a proveedores.

2. ALCANCE Y RESPONSABLE

Este procedimiento inicia con la recepción de las facturas, continua con la clasificación, causación, pago y termina con el archivodel comprobante de egreso y sus documentos soportes o si es el caso con el archivo de los documentos de cruce de cuentas.

Es responsabilidad del Coordinador Logístico el recibo de las facturas y soportes de las compras de materias primas, insumos que afecten directamente la calidad de los productos y empaques, adicional es el responsable de la elaboración del informe de recepción.

Esresponsabilidad del Auxiliar de Proveedores el recibo de las facturas que lleguen de otras áreas y directamente de algunos proveedores, adicional la verificación de los soportes y el registro en el programa contable.

Es responsabilidad del Auxiliar de Tesorería, revisar que estén bien realizados los registros de la causación del documento contable, programar y realizar los diferentes pagos.

Esresponsabilidad del Auxiliar de Nomina, recibir las facturas de seguros de vida, funerarias, exámenes médicos, salud ocupacional, dotación, y cuando aplique registrar en el sistema o entregarlas al Auxiliar de Proveedores previa verificación.

Es responsabilidad del Coordinador de Compras, la elaboración de las órdenes de compra y dejarlas registradas en el servidor para su consulta.

Esresponsabilidad del Jefe Contable, la correcta aplicación del procedimiento, la revisión de la documentación, registros contables y aprobación del pago

Es responsabilidad de la Gerencia Administrativa la programación de los pagos con el Auxiliar de Tesorería y definir las formas de pago.

3. DEFINICIONES

Centro de costo. Es una división que genera costos y gastos para la organización.

RUT.Registro Único Tributario – Mecanismo para identificar, ubicar y clasificar a las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos nacionales.

Responsabilidades tributarias. Son las obligaciones tributarias que se le asignan a un contribuyente y que varían dependiendo del tipo de contribuyente y actividad que desarrolle el mismo. Estasresponsabilidades están identificadas con un código el cual figura en el Rut.

Compra. Adquirir algo mediante el intercambio de su valor en dinero.

Gasto. Salida de dinero que una empresa debe pagar por un artículo o un servicio.

Registro en Bolsa. Documento anexo a la factura de compra que envía el proveedor en el cual comprueba el registro de esa factura ante la Bolsa Mercantil de colombia y asíbeneficiarse al no sometimiento de retención en la fuente.

Activo fijo. Es un activo que no está destinado a ser comercializado, sino para ser utilizado y explotado por la empresa.

Tercero. Persona natural o Persona jurídica con la cual la empresa realice transacciones.

Cuenta por pagar. Es cualquier obligación resultante de una compra de bienes y/o servicios.

Soportes. Documentosanexos a las facturas de compra que con el cumplimiento de ciertos requisitos legales respaldan una operación económica.

PUC. Plan Único de Cuentas

FG. Comprobante contable para el registro de gastos de caja menor.

FC. Comprobante contable para el registro de compras de materia prima y empaques.

FP. Comprobante contable para el registro de facturas por compras diferentes a materiasprimas, empaques y gastos de caja menor.


4. REGLAS GENERALES

Toda factura deberá cumplir con los requisitos establecidos en el Art. 617 del Estatuto Tributario.
Todo documento equivalente a factura de venta deberá cumplir los requisitos establecidos en el Art. 616-1 del Estatuto Tributario.
Toda factura o documento equivalente debe contener fecha de vencimiento y fecha de recibo de factura...