procedimiento para compras

TRAMITE DE LA REQUISICION DE MATERIALES AL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

Como se aprecia en la gráfica. Una vez que el jefe de almacén expide la requisición de compras y es autorizada por el superintendente, se deberá enviar al encargado de compras tanto el original como una copia.
Original.- Para anexar al pedido. Copia. - Para expediente proveedor.
El encargado de compras procede a laformulación de la "Tabla Comparativa" y una vez cotizado, la presenta al superintendente para que apruebe al proveedor que más convenga tanto en precio, tiempo, plazo de entrega y condiciones de pago.
Aprobado el proveedor, se formulará el pedido correspondiente tanto en compras locales a crédito como en efectivo. Se turna una copia del pedido al almacén en el caso de las compras a crédito para que estéenterado de lo que va a recibir. En el caso de la compra de contado se turna la copia junto con la nota o factura y el material para darle entrada inmediata al almacén.
Cabe mencionar que tanto la requisición como los pedidos deberán estar foliados y en números progresivos, los reembolsos de cualquier índole por compra de materiales, no se autorizarán si no se ha formulado pedido y nota deentrada de almacén.
De acuerdo con las necesidades de la obra y de la amplitud del mercado local, del cual se abastece para determinadas compras, el encargado de compras debe tener suficientes elementos que le permitan en todos los casos, adquirir los artículos a los precios y condiciones más ventajosas para la obra y en consecuencia para la empresa.
Tales elementos deberán estar contenidos en unpreciario a base de tarjetas por artículos y proveedores que se formará con la información sobre compras realizadas y se incrementará y modificará con las actuales y futuras.
Será responsabilidad del jefe administrativo, vigilar que el preciario sea creado de inmediato y que esté siempre actualizado. Hará pruebas selectivas para cerciorarse de que contiene los mejores precios y condiciones que puedanobtenerse y de que los descuentos de que los proveedores concedan, sean realmente en beneficio de la obra y de la empresa.
Otra responsabilidad del jefe administrativo, será la de ejercer la debida supervisión sobre las actividades de la persona encargada de compras.
Como se aprecia en las siguientes gráficas la función del encargado de compras, no termina con el simple hecho de entregar alalmacén los artículos comprados y al administrador la documentación que ampara la compra.
Dentro de sus responsabilidades están las de cotejar y revisar la documentación que cada proveedor le presente a revisión (precio, condiciones, requisitos fiscales, notas de entrada, pedido) si no el de llevar en completo orden y al día archivo temporal y definitivo en "folders por proveedor, relaciones,estados de cuentas, actualizados, etc.

PROCEDIMIENTO INVESTIGACIÓN DE MERCADO
PROPÓSITO: Obtención de cotizaciones para materiales e insumos en general para su comparación y evaluación.
PREPARACIÓN: En la etapa de presupuesto de obra y escalación y en la etapa de requerimientos de material.
RESPONSABILIDAD: Almacenista en obra. Compras en oficina central.
FORMAS: Registro comparativo decotizaciones, solicitud de compra de materiales.
ARCHIVO: Almacén, Compras.
ENTRADAS: Registro comparativo de cotizaciones.
Núm. Número de Registro Obra.- Clave y nombre de la obra Hoja.- De.- Número de hoja del total. Domicilio.- Localidad Especialidad.- Especialidad de proveedores Fecha.- Fecha de cotizaciones Elaboró.- Nombre y firma del responsable Código.- Clave del elemento a cotizar Concepto.-Nombre o descripción breve del elemento Uni.- Unidad de medida a que se refiere cantidad Cantidad.- Cantidad o volumen base de cotización Proveedor X.- Clave del proveedor Tiempo de Ent.- Tiempo de entrega en días Proveedor X.- Precio unitario cotizado Código.- Clave del proveedor Pro. X.- Nombre o razón social del proveedor Dom.- Domicilio, dirección del proveedor Rep.- Representante del...