Procedimiento Para Control De Documentos Y Registros

PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS

1. OBJETIVO
El presente documento no puede ser copiado ni dado a conocer a terceros, sin autorización expresa del Representante de la Alta
Dirección para el Sistema de Gestión Integral

GESTIÓN DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
Código PR-01

Revisión: XX

Fecha Aprobación: XX-XX-XXXX

Páginas: 2 de11

Determinar y estandarizar los pasos a seguir para la elaboración, emisión, modificación,
distribución y difusión de todos los documentos y control de registros para proporcionar
evidencia de la conformidad de los requisitos del Sistema de Gestión de
XXXXXXXXXXXXXXXXXXX
2. ALCANCE
Aplica para el control de los documentos y registros desde la identificación, el almacenamiento,
laprotección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición dentro del Sistema de
Gestión de XXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Para los documentos Incluye:
-

-

La política de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiental.
El Manual HSE, el Programa de Salud Ocupacional, todos los documentos del Sistema
HSE.
Procedimientos documentados requeridos por las normas nacionales e internacionales
Otrosdocumentos necesitados por la organización para asegurar la eficaz planificación,
operación y control de los procesos y la gestión eficaz para la identificación y control de los
riesgos de la operación.
La legislación en Seguridad, Salud Ocupacional y gestión ambiental vigente aplicable

3. RESPONSABLES
Coordinador HSE: Es el encargado de definir, controlar, hacer seguimiento y verificar elcumplimiento de la metodología empleada para el control de los documentos y registros y la
implementación del sistema de la empresa XXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Líderes de Proceso: Revisan la documentación elaborada, garantizando de esta forma su
conformidad con el respectivo proceso.
Gerente General: Aprueba la elaboración de la documentación mediante su visto bueno y la
ubicación del documento enla intranet, su posterior divulgación y funcionamiento, además de
su participación en las actividades de programadas.
Todo el personal de XXXXXXXXXXXXXXXXXXX es responsable de su aplicación en la
administración de los documentos del Sistema de Gestión integral.
A continuación se presentan los responsables de la aprobación de los diferentes tipos de
Documentos definidos por la compañía.Documento Magnético Controlado

Copia física controlada solo en el manual maestro

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Documento

Elabora/ Revisa

Aprueba

Comunica

Políticas / Objetivos

Coordinador HSE

Gerente General

Gerente General

Coordinador HSEGerente General

Procedimientos,
Coordinador HSE
Instructivos, programas y
planes de los Sistemas
de Gestión
Coordinador HSE
Documentos externos

Gerente General

Manuales

Coordinador HSE

Formatos

Lideres de
Proceso
Lideres de
Proceso

No aplica

Lideres de
Proceso

Gerente General

Coordinador HSE

4. DEFINICIONES
Documento:

Información y su medio de soporteDocumento elaborado por la empresa; se considera de igual manera
documentos internos aquellos documentos que son realizados por otras
Documento interno:
instancias, pero que son de aplicación exclusiva a la empresa Ej.
Estudios, informes.

Documento
externo:

Documentos elaborados por otras instancias diferentes a la empresa,
pero su aplicación no es exclusiva a XXXXXXXXXXXXXXXXXXX.Ej.
Reglamentación legal (Leyes, Decretos, Resoluciones), especificaciones
técnicas).
Los
documentos
externos
aplicables
a
la
empresa
XXXXXXXXXXXXXXXXXXX son identificados en el listado maestro de
documentos.

Especificaciones:

Documento que establece requisitos.

Procedimiento:

Forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Instructivo

Documentos que...