Procedimiento Para El Control De Procedimiento Y Datos

CONTROL DE CAMBIOS.

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO REALIZADO POR
1 22-Nov-11 Creación Dir Admon





 
1. OBJETIVO.

Definir los lineamientos para la elaboración, modificación, aprobación, emisión y almacenamiento de todos los documentos del sistema de gestión integral de DISETRONICA LTDA, con el fin de permitir fácilmente el control y ubicación de lainformación.
2. ALCANCE.
Aplica a todos los documentos del SIG.
3. DEFINICIONES.
 SSOA: Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente
 SIG: Sistema Integral de gestión, el cual integrado por Calidad, SSOA y gestión del Talento Humano.
 Manual del RUC: Documento que establece las directrices generales del sistema de gestión de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente de DISETRONICA. Elobjetivo es proporcionar información como procedimientos, documentos e indicadores.
 Procedimientos: Contiene los lineamientos específicos para efectuar algunas actividades críticas del SIG, los cuales describen los objetivos, responsabilidades, formatos empleados y actividades a realizar.
 Manual: Documento que describe de forma detallada el cómo desarrollar una actividad dentro de unprocedimiento.
 Formatos: Sirven de registro mediante la presentación de información consignada en un modelo, con uso repetitivo, convirtiéndose en evidencia.
 Documentos externos: Documentos que afectan la ejecución del sistema de gestión. Ej: Normas, procedimientos de clientes, Código eléctrico, requisitos legales, entre otros.
 Versión: Corresponde al número de veces que se han efectuadomodificaciones al documento. La primera versión corresponde al número uno (1).
 Documento obsoleto: Son aquellos documentos que ya no tienen vigencia porque se han generado nuevas versiones mejoradas y que por lo tanto deben ser claramente identificados.
 Copia Controlada: documento autorizado para su utilización dentro del SIG.
 Copia No controlada: documento no autorizado para su utilización dentrodel SIG






4. RESPONSABILIDADES
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
 Estudiar, sugerir mejorar y aprobar los documentos del sistema SIG, elaborados por el Asistente SIG.

ASISTENTE SIG
 Adecuar, actualizar y controlar la documentación, según las necesidades expresadas por los responsables de cada proceso.

RESPONSABLES DE PROCESOS O PROYECTOS ESPEFIFICOS.
 Redactar, estudiar y revisar laspropuestas de modificación, creación o anulación solicitadas.

LÍDERES DE PROCESO Y/O ALTA DIRECCIÓN.
 Aprobar los documentos.
 Socializar con su grupo de trabajo los cambios realizados, una vez que estos se encuentre aprobados.

5. CONVENCIONES FLUJOGRAMA























6. DIAGRAMA DE PROCESO



7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

El asistente SIGy las personas encargadas de llevar registros identifican la necesidad de modificar, crear o anular un documento controlado. Tal documento, debe ser estudiado por las partes interesadas y el responsable del proceso o la actividad, jefe, gerente o según se requiera.


No DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 El proceso inicia con la identificación de la necesidad de crear, modificar o anular cualquierdocumento del SIG, diligenciando el formato FSIG.001. Si la solicitud la hace el director del proceso, no requiere aprobación. Todos
2 Director del proceso analiza la solicitud, y estipula quien es el responsable de realizar el documento y la fecha de entrega de la primera revisión, en caso de ser aprobado. Director Proceso
3 ¿Solicitud aprobada? En caso afirmativo seguir con el paso 4 de locontrario termina el proceso. Director Proceso
4 Crear documento: Seleccionar la plantilla en los casos que aplique (Procedimiento o programa) y deben ser identificados según se explica en el numeral 7.1. Las plantillas deben permanecer en blanco.
Modificar documento: Se realizan según lo estipulado en el FSIG.002.
Eliminar documento: El asistente de SIG es la única persona que puede retirar...