procedimiento para el tramite de correspondencia interna y externa

PROCEDIMIENTO PARA EL
TRÁMITE DE
CORRESPONDENCIA INTERNA
Y EXTERNA

Código: GD-P-003
Versión: 000
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COPIA CONTROLADA

1.

OBJETIVO

Controlar la recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales
internas y externas que llegan a la Administración Municipal, y que son entregados
a través de la ventanilla del C.A.D. y de las dependencias que se encuentran
ubicadasfuera del Palacio Municipal y que en razón a sus funciones deben recibir
directamente, así como aquellos que se reciben por otros medios tecnológicos y/o
entregados por personas naturales o jurídicas. Centralizar los consecutivos de
estas comunicaciones oficiales en un solo lugar.
2.

ALCANCE

Aplica a las Secretarías de la Administración Municipal de Envigado y a la
ciudadanía que requiera radicardocumentos para ser tramitados en el municipio.
3.

RESPONSABLES

Es responsabilidad del Jefe del Grupo de Administración Documental, aplicar
adecuadamente éste procedimiento.
4.

TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o
producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independiente del medio utilizado.Correspondencia: Todas las comunicaciones de carácter oficial o privado que
llegan o se envían a una entidad pública, privada o a título personal. (No todas
generan trámite al interior de la entidad).
Correo electrónico (e-mail): Mensajes electrónicos que se pueden enviar y
recibir a través de un servicio de red mediante sistemas de comunicación
electrónicos. Se pueden enviar y recibir no solamente textossino todo tipo de
documentos.
Documento: Información y su medio de soporte.
Documento Público: El que produce, prosee o maneja una entidad pública.
Elaboró: Auxiliar
Administrativo

Revisó: Representante de
Calidad

Aprobó: Grupo Primario de
Secretaria Administrativa

Firma:

Firma:

Firma:

Fecha: DD/MM/AAAA

Fecha: DD/MM/AAAA

Fecha: DD/MM/AAAA

PROCEDIMIENTO PARA EL
TRÁMITE DE
CORRESPONDENCIAINTERNA
Y EXTERNA

Código: GD-P-003
Versión: 000
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COPIA CONTROLADA

Documento original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y
características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Anexos: Complemento de un documento remisorio, puede ser en soporte papel u
otros soportes (CD´s, Videos, planos, etc.).
Documento electrónico: es el registro deinformación generada, recibida,
almacenada y comunicada por medios electrónicos, los cuales permanecen es
estos medios durante su ciclo vital. Son producidos por una persona o entidad en
razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos
archivísticos.
Descriptor: Término normalizado que define el contenido de un documento y se
utiliza como elemento de entrada para la búsquedasistemática de información.
Empastado: Conjunto de documentos encuadernados en pasta.
Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se
encuentra guardada de manera analógica en una que sólo puede leerse o
interpretarse por computador.
Gestión Documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas
tendientes a la planificación, manejo y organización de ladocumentación
producida y recibida por la Administración Municipal, desde su origen hasta su
destino final, con el objeto de hacer más eficiente y eficaz su utilización,
conservación y consulta.
Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual la
Administración Municipal asigna un número de consecutivo a las comunicaciones
recibidas y producidas, dejando constancia de la fecha y horade recibo o envío,
con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento
que establezca la Ley.
Soporte documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los
materiales empleados. (archivos audiovisuales, fílmicos, sonoros, etc.).
Unidad de Correspondencia: La Administración Municipal cuenta con el Centro
de Recepción de documentos que gestiona de...