Procedimiento Para Ventas

PROCEDIMIENTO PARA VENTAS

1. OBJETIVO
Planear, organizar, ejecutar y controlar las actividades del equipo de ventas tendientes al cumplimiento de las metas trazadas, a través de las políticas dadas por la Gerencia General.
Hacer seguimiento a los procesos de contratación en que participa la empresa así como de los contratos que son adjudicados por cuantías superiores a 22 SMMLV.

2.ALCANCE
Aplica a las operaciones y actividades que se relacionan con las ventas externas de la Compañía.

3. RESPONSABLE
Los responsables de este Procedimiento son el Gerente de Ventas, Supervisor de Ventas y Vendedores, sus modificaciones están sujetas a la aprobación del Gerente General.

4. GLOSARIO DE TÉRMINOS
1. Pedido: Solicitud de un producto (bien o servicio) que comercializa lacompañía.
2. Registro de Clientes: Solicitud mediante la cual se recopila toda la información del cliente y con la que se evalúa la asignación de cupos de crédito.

5. DOCUMENTOS Y REGISTROS APLICABLES
1. F-VT-01 Formato Pedido
2. F-VT-02 Formato Informe Diario de Trabajo
3. F-VT-05 Formato Informe Apertura Procesos de Contratación
4. F-VT-06 Formato Verificación de Documentos y Requisitos
5.F-VT-08 Formato Procesos de Contratación
6. F-CT-03 Formato Registros de Clientes
7. F-CT-05 Formato Recibo de Caja
8. F-DP-01 Formato Solicitud Nota Crédito por Devolución de Mercancías
9. F-DP-04 Relación Reencauche
10. F-GG-02 Formato Evaluación del Contrato
11. F-GG-06 Formato Control de Procesos de Contratación
12. Factura de Venta
13. Presupuesto de ventas
14. Reporte de ventassistematizado
15. Reporte de resultados acumulado mensualmente comparativos mes a mes
16. Informe evaluación clientes inactivos
17. Políticas de ventas y promociones

6. ACLARACIONES
6.1. PRECAUCIONES
1. Se debe diligenciar el formato F-VT-01 (Pedido) con la información aportada por el cliente.
2. La Secretaria de Ventas debe ser el canal de comunicación del equipo de ventas para informar delos pendientes por despachar en los pedidos, el tiempo estimado de entrega, así como de las novedades en el suministro de producto.
3. Los vendedores no podrán retirarse de la compañía sin haber presentado el informe diario de trabajo (F-VT-02) para su aprobación al Gerente de Ventas o Supervisor de Ventas.
4. Tener en cuenta los términos de los contratos

6.2. RECOMENDACIONES
6.2.1Efectuar la evaluación de las condiciones del contrato

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1. VISITA DE CLIENTES
1. Los vendedores diariamente en el informe Diario de Trabajo (F-VT-02) planificarán las visitas a realizar durante el día, el cual será presentado al Gerente de Ventas y/o supervisor para su aprobación.
7.1.2 Al día siguiente deberán presentar el informe diario de trabajo(F-VT-02) con los resultados obtenidos y las gestiones realizadas.

2. ENTREGA DE PEDIDOS
1. La Secretaria de Ventas recibe los pedidos ya sea:
a. Telefónicamente por parte de los clientes, los Vendedores o por comunicación escrita del clientes, en estos casos la Secretaria de Ventas diligencia y firma el pedido (F-VT-01), una vez haya verificado con el cliente los productos y las cantidadessolicitadas. Cuando el cliente realiza el pedido telefónicamente la verificación se debe realizar a la terminación de la toma del mismo leyendo al cliente uno a uno los ítems del pedido para su confirmación, dejando constancia de ésta en el cuerpo del pedido.
b. Cuando el pedido (F-VT-01) es diligenciado por el Vendedor este revisa con el cliente las cantidades y el producto. Se entiende queesta verificado con la firma del cliente. Si el vendedor recibe el pedido telefónicamente, la verificación será igual a la estipulada en el punto (a) dejando constancia de ésta en el cuerpo del pedido.
2. La Secretaria de Ventas revisa en los pedidos diligenciados por los Vendedores, el código y nombre del Cliente, los precios, los códigos de producto, los descuentos y las existencias y...