Procedimiento Toma Fisica Inventarios

PROCEDIMIENTO PARA TOMA FISICA DE INVENTARIOS

OBJETIVO: Asegurar y verificar que el material disponible registrado como inventario, según el sistema de información, corresponde al que se encuentra físico en nuestras bodegas, y así concluir que la información en los E/F es veraz y que el control y manejo al inventario se realiza en debida forma.

Con el fin de llevar a cabo un exitosoinventario se requiere cumplir a cabalidad con el procedimiento que describiremos a continuación:

a) Procedimientos Antes de La Toma Física

ALISTAMIENTO DE BODEGAS: Las bodegas o almacenes, deberán contar con las condiciones mínimas de organización, adecuaciòn de espacios físicos que permitan el conteo y la debida marcación de la mercancía, la cual debe estar ubicada y separada por línea deproducto y referencia, esto hará que el conteo se realice de forma ágil y oportuna. Esta labor será responsabilidad de la persona encargada del control físico de estos inventarios. Se deberá efectuar una inspección a las bodegas antes del inicio, con el fin de observar el debido alistamiento de bodegas. Es importante que esta tarea se realice con anticipación y no justo un día antes del inventario,pues será imposible tener el ciento por ciento de organización.

Se aconseja separar la mercancía que presente imperfecciones, daños, etc para que pueda ser identificad en la toma.

CORTE DE OPERACIONES Y DOCUMENTOS: La operación de ingreso y retiro de mercancías de almacén deberá ser suspendida antes del inicio de la toma, con el fin de realizar el corte de documentos manejados por labodega, (recepciones, notas de entrega, y demás documentos soporte), de los cuales se requiere el listado de corte emitido por el sistema de información, esto con el fin de asegurar que el 100% de la operación de recepción y entrega se encuentre culminado. Es importante tener claro que no podrá existir ningún pedido pendiente de facturar, despachar, remisionar etc., pues lo anterior entorpece la laborde la toma física del inventario y desvirtúa la información del sistema, frente al conteo físico.

De la misma manera se deberá suspender todo movimiento del almacén, tales como transferencias, prestamos etc.

ENVIO DE MERCANCIA A LOS CLIENTES: Es importante que la Gerencia en conjunto con sus Asesores programen el inventario de la Cía. con sus clientes, de tal manera que los despachos serealicen oportunamente antes de la fecha del mismo, esto garantiza organización y control de la operación para la toma física.

CIERRE DE RECEPCION DE MATERIAL: El área de Compras, deberá asegurar al área de Logística la llegada de material a bodega, con la debida antelación posible, para la cual se ha acordado una fecha máxima de recepción por parte de nuestros proveedores ,esto con el fin deevitar que a ultima hora llegue mercancía. Por tanto será responsabilidad de los Analistas de compras programar con sus proveedores las entregas de mercancía en esta semana.

ALISTAMIENTO DE INFORMACIÓN: El área responsable de la toma será la encargada de tener toda la información que se requiere, para la toma física, por ende deberá imprimir todos los listados emitidos por el sistema deinformación, por línea y referencia (sin cantidades), tenerlos debidamente grapados, organizados y listos para ser entregados al Coordinador de cada grupo de conteo. Además será responsabilidad del área tener listo el sistema de información para que el mismo sea alimentado con los resultados de la toma física del inventario.

HORA DE INICIO DEL INVENTARIO: Es importante cumplir con la hora de iniciodel inventario, según programación, por lo tanto una determinada hora se dará inicio a la entrega de material necesario para la toma física. (Lápices, listados de referencias de inventario, borradores, marcadores, resaltadores, calculadoras, guantes, tablas soporte de documentos etc.)

GRUPOS DE CONTEO: Será responsabilidad, del área a cargo, definir y estructurar los grupos de conteo y un...