Procedimiento Toma Inventario Activo Fijo

PROCEDIMIENTO DE TOMA DE INVENTARIO DE ACTIVO FIJO

Y BIENES MENORES

OBJETIVO.-

El objetivo del presente procedimiento es establecer los pasos a seguir para efectuar la verificación física de todos los bienes del activo fijo y bienes menores de la empresa, así como la existencia, ubicación, clase, tipo, modelo, y cantidad de los bienes patrimoniales que tienen asignados en uso lasdiferentes áreas.

ALCANCE

El presente procedimiento alcanza en su aplicación a la División Contabilidad como organismo encargado de su ejecución y a todos los componentes de la Empresa como usuarios y responsables de los bienes entregados para su uso y custodia como consecuencia del cumplimiento de las funciones que les han sido encomendadas.

APROBACIÓN, ADMINISTRACION Y DIVULGACIÓN

-Aprobación : Gerencia General.

- Administración y seguimiento : División Contabilidad.

NORMAS GENERALES

DEFINICIONES

Inventario físico de activos:

Es una forma de verificación física que consiste en constatar la existencia o presencia real de los activos fijos, apreciar su estado de conservación y condiciones de seguridad. Existen los siguientes tipos de inventario físico:

Por sunaturaleza.

- Inventario de Constatación.- Que sólo busca conocer la existencia física, ubicación, y usuario(s) de los activos de la empresa, es sencillo de aplicar y de bajo costo, se puede realizar anualmente.

- Inventario de Responsabilidades.- Que tiene como objetivo la calificación del activo, según sus características, operatividad, estado de conservación, con la posterior asignación de laresponsabilidad a su usuario u otras personas que tengan relación con el activo en cuestión, tiene un costo medio.

- Inventario Técnico de Activo Fijo.- Es el inventario más completo que abarca desde la asignación de responsabilidades hasta la conciliación de la valoración técnica y económica real con sus valores teóricos proyectados, su costo es muy alto.



Por su tamaño.

- InventarioGeneral.- Denominado también inventario masivo, incluye a todos los bienes de la empresa y sirve de sustento a los Estados Financieros de la entidad. Este inventario requiere de un apropiado programa y se realiza, como mínimo, una vez cada ejercicio.

- Inventario Selectivo.- Comprende a un grupo de bienes previamente seleccionados. Se realiza periódicamente o cada vez que sea necesariocomprobar que los registros del control patrimonial se mantienen al día así como para verificar que las existencias físicas concuerden con los registros físico - valorados correspondientes.

NORMAS ESPECÍFICAS

La Gerencia es la encargada de disponer la oportunidad en que deba realizarse el inventario general de activos fijos y bienes menores.

La Gerencia en los casos que se requiera, podrádisponer se efectúe inventarios selectivos, siguiendo las mismas normas que se señalan para el Inventario General o rotativo según corresponda y en la parte que le sea aplicable.

La jefatura de la División Contabilidad es la responsable de la planificación y ejecución de la toma del inventario general de activos fijos y bienes menores.

El Jefe del Equipo de Inventarios es designado por lajefatura de la División Contabilidad y es el responsable del cumplimiento de lo establecido en la presente norma y de la supervisión de la acción de toma de inventarios y sus resultados.

La toma de inventario físico de activos fijos y bienes menores por terceros procederá cuando la División Contabilidad lo solicite a través de un Informe en sustentatorio de dicha solicitud, lo que deberá ser aprobadopor la Gerencia. En tal caso la División de Contabilidad deberá provisionar los recursos presupuestales necesarios, así como su inclusión en el plan anual de adquisiciones.

Es obligación de todo trabajador a quien se le haya asignado individualmente un bien, el firmar la Ficha de Verificación del Inventario, una vez concluida la toma del inventario de los bienes a su cargo, salvo que pueda...