Procedimiento

1.1.1 ADQUISICIONES



Objetivo:

Definir las funciones a efectuar por el Encargado de Adquisiciones, en materia de adquisiciones de bienes y servicios para cubrir todas las necesidades de la Empresa, en las mejores condiciones de calidad, costo y oportunidad, asegurando las garantías y asistencia técnica cuando sea necesario, en el marco ético definido por las políticas de la Empresa.Alcance:

Establecer los procesos para la adquisición de bienes y servicios, considerando desde la solicitud de compra o contratación de servicios, hasta la recepción conforme por parte del solicitante.


Responsabilidad:

La adquisición de bienes y servicios para cada una de las áreas de la Empresa es gestionada y centralizada por el Encargado de Adquisiciones y abarca todos los bienesy servicios que la Empresa requiere para su operación, así como también las inversiones.


Definiciones:

Cotización: Documento por el cual el Proveedor entrega e precio requerido en la solicitud de cotización. Oferta de un Proveedor. En el caso de los Contratistas, se entiende como Presupuesto.

Facturas de Compras: Es aquel documento tributario que un Proveedor o Contratista extiende ala Empresa, por la adquisición de un bien y/o servicio.

Firmas Autorizadas ante Bancos: Personas que tienen sus firmas registradas ante el Banco. Son reconocidas como “Apoderados”. Estos apoderados son nominados por el Gerente General. Habitualmente podrán ser: Jefe de Administración y Finanzas, Gerente de Administración y Finanzas, Gerente General y Gerente de Operaciones o Comercial.

FirmasAutorizadas para Compromisos (Bienes y Servicios): Las personas que están autorizadas para firmar las Ordenes de Compra, Trabajo o Servicios son: Jefe de Adquisiciones, Jefe de Administración y Finanzas, Gerente de Administración y Finanzas, Gerente General y todas aquellas personas que reemplacen las Jefaturas mencionadas. Las firmas autorizadas para Contratos y Resuelvos son: Gerente deAdministración y Finanzas y, Gerente General.

Inversión: Todos aquellos bienes muebles e inmuebles y servicios o trabajos que generen un aumento del capital.

Orden de Compra: Formulario por el cual el Encargado de Adquisiciones formaliza la compra de algún bien mueble o inmueble. Este formulario debe contener: número correlativo, fecha de confección, nombre del Proveedor, RUT, dirección comercial yfono – fax. Nombre del Jefe responsable de la solicitud o quien lo reemplace, nombre del bien, especificaciones técnicas de este, descripción, número de unidades a adquirir, volumen, peso u otra medición, valor neto de cada unidad, IVA, total de la compra, utilización, destino y objetivo de la compra, fecha de entrega de ésta, forma de pago, lugar de entrega, responsable de la recepción conforme,imputación presupuestaria y contable, en algunos casos, plazo de garantía de responsabilidad. Además, debe contener todos los datos de la Empresa para la facturación, tales como: Nombre de la Empresa, RUT, dirección comercial, giro, fono – fax. En caso de ser necesario, debe incorporarse garantía y multas. Otras especificaciones tales como: Firmas de los responsables de la compra (a lo menos 3) ydistribución de la Orden y copias (Original Proveedor, copia 1 Jefe Administración y Finanzas, copia 2 Contabilidad, copia 3 Solicitante, copia 4 Adquisiciones, copia 5 Carpeta).

Orden de Trabajo o Servicio: Formulario por el cual el Encargado de Adquisiciones formaliza la contratación de algún servicio o trabajo. Este formulario debe contener: número correlativo, fecha de confección, nombredel Proveedor, RUT, dirección comercial y fono – fax. En caso de ser necesario, debe incorporarse garantía y multas. Nombre del Jefe Responsable de la solicitud o quien lo reemplace, nombre o descripción del servicio o trabajo que se contrata, especificaciones técnicas de este, valor neto, IVA, total del servicio o trabajo, utilización, destino y objetivo de este, fecha de entrega, forma de...