Procedimiento

UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA
CODIGO: P-07-04CS

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y
SUMINISTROS

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5

MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
COMPRAS Y
SUMINISTROS

NOMBRE: PILAR GALAT

NOMBRE: SARA TERESA SANDOVAL G.

NOMBRE: RICARDO NUÑEZ

CARGO: JEFE DE COMPRAS Y SUMINISTROS

CARGO: COORDINADORDE CALIDAD

CARGO: VICERRECTOR ADMINISTRATIVO

FECHA: 22/10/2012

FECHA: 22/10/2012

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ELABORO

REVISO

APROBO

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1.

1.

GENERALIDADES

1.1

INTRODUCCION
Eldepartamento de compras tiene como función principal atender las necesidades de la comunidad universitaria, por medio
de un proceso competitivo, justo e imparcial.

1.2

OBJETIVO DEL MANUAL
Establecer y definir los procesos y procedimientos que realiza el departamento de compras para la adquisición de bienes
y/o servicios requeridos por las diferentes unidades académicas y administrativas de laUniversidad, de manera, ágil,
oportuna y eficaz. Esto con el fin de proporcionar un apoyo administrativo a la Institución en el cumplimiento de su misión
social.

1.3

ALCANCE DEL MANUAL:
Los procesos y procedimientos que se encuentran a continuación para la adquisición de bienes y servicios aplican para la
ciudad de Bogotá.

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2.

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS

2.1

CUANTÍAS DE COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS:
La Universidad Gran Colombia para agilizar sus procesos ha determinado unos montos establecidos direc tamente por la
consiliatura en el acuerdo N° 006 de Agosto 02 de 2011 ysus directos responsables:
VALOR Y/O CUANTIA
Hasta 10 SMLV
Superior 30 SMLV
Hasta 100 SMLV
Superior a 1000 SMLV

2.1.1

PROVEEDORES DE CAJA MENOR:
Las compras hasta ($70.000) setenta mil pesos m/cte clasificadas como urgentes se diligenciaran directamente por la
Secretaría del proceso de Compras y suministros. Los criterios para realizar esta compra son los siguientes:
-

2.1.2AUTORIZADOR
Director Financiero o Secretario General
Estudiadas por el comité de compras-concepto
rector
Rector
Consiliatura

Para estas compras, no se exige que el proveedor esté inscrito en el registro de proveedores.
Debe ser consultada y autorizada por el Jefe de Compras y suministros.

FLUJOGRAMA:

PROCESO SOLICITANTE

COMPRAS

INICIO

SOLICITUD EN
FORMATO DE CAJA
MENORAUTORIZADO
POR EL RESPONSABLE
DEL PROCESO

RECEPCION DE RECIBO
DE CAJA MENOR

NO

AUTORIZACION

SI
RECEPCION DE
DINERO Y ENTREGA
DE FACTURA DE
SOPORTE

ENTREGA DE DINERO

ARCHIVO DE RECIBO
DE CAJA MENOR Y SUS
SOPORTES

FIN

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2.2
INSCRIPCION Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES:
2.2.1
CONTENIDO:
El registro de proveedores tiene como objeto mantener debidamente clasificados y seleccionados a las personas naturales
o jurídicas, que habiendo cumplido los requisitos y criterios mínimos establecidos por la U niversidad La Gran Colombia
podrán ser tenidos en cuenta para proveer bienes,suministros, servicios y obra civil, siendo clasificados de acuerdo a la
actividad que prestan cada uno.
Nota: No será necesario realizar el procedimiento de inscripción y sel ección para aquellos proveedores que se les haga
compras ocasionales. Entiéndase por ocasional aquellas compras en las que se genera hasta dos (2) órdenes de compra.
A estos proveedores se les exige únicamente Rut y/o cámara...