Procedimientos administrativos

Sistemas de Información
Unidad 2 - Procedimientos administrativos

Roberto Abalde
rabalde@uade.edu.ar

Procedimientos administrativos
1. 2. 3. 4. Pagos Ventas y Cuentas a Cobrar Cobranzas El sistema de control interno

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Pagos
• Objetivo: cancelación de obligaciones contraídas, originadas por compras, serviciosrecibidos, sueldos y jornales, etc.

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Pagos: Separación de funciones
Emisión Orden de Pago Modulo 1: Determinación de la fecha de vencimiento de la factura y emisión de la Orden de Pago

Anulación Legajo de Compras

Emisión del Cheque

Modulo 2: Emisión del cheque 1ra y 2da firma

Registración

Entrega delCheque

Modulo 3: Distribución de la documentación y registración del pago

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Diagrama de bloque completo

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Módulo 1: Determinación de la fecha de vencimiento de la Determinació factura y emisión de la Orden de Pago emisió

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Módulo 2: Emisión del cheque Emisió

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Módulo 2: Controles
• Emisión del cheque con 2 firmas
– De 2 listas diferentes que se le dan al banco – Lista A: principales directivos de la empresa – Lista B: tesorero y otros gerentes funcionales (reemplazos)

• Cláusulas deemisión de cheques
– “No a la orden” + beneficiario

• Anulación de cheques, no se destruyen • Anulación de documentación del Legajo de Cobranzas

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Módulo 2: Controles
• Custodiar cheques sin utilizar • Prenumeración de los formularios intervinientes. Control numérico de las Ordenes de Pago
– Tesorería: de las OPrecibidas – Contaduría: de las OP y cheques emitidos

• Días preestablecidos para la emisión y firma de cheques y pago a proveedores

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Módulo 3: Distribución de la documentación y registración Distribució documentació registració del pago

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10Módulo 3: Distribución de la documentación y Distribució documentació registración del pago registració • Se recomienda exigir a los proveedores el recibo de pago
– A pesar de estar cubierta por emitir cheques “no a la orden” – Es una medida adicional de control que no duplica las tareas ni causa pérdidas de tiempo

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11Pagos: Modificaciones por las computadoras
• Se debe cuidar que el acceso de las opciones de menú de Orden de Pago y de emisión de cheques estén solamente disponibles para el personal autorizado de Contabilidad y Tesorería respectivamente.

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1. 2. 3. 4. Pagos Ventas y Cuentas a CobrarCobranzas El sistema de control interno

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Robemos en grupo

Si el circuito administrativo no tuviese controles, como el diagrama de bloques que se muestra ¿Cómo podríamos hacer para cometer ilícitos en este circuito?
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Pausa de café… café…Sistemas de Información - Unidad 2 - Procedimientos administrativos

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Ventas y Cuentas a Cobrar
• Ventas: operaciones mediante las cuales una empresa transfiere a otra (o a un consumidor final) un bien o un servicio y recibe a cambio un precio pactado

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Ventas y Cuentas a Cobrar: Separación de Separació funciones...