PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y MANUALES.

PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y MANUALES.
Toda empresa necesita en algún momento documentar el trabajo que realizan los empleados para poder responder entre otras a las siguientes interrogantes: ¿Quién?, ¿Cómo?, ¿Cuándo?, ¿con que frecuencia? O ¿por autorización de quien? Se llevan a cabo los procesos la necesidad de establecer manuales administrativos surge por las varias razones y llevan alas organizaciones a plasmar en blanco y negro todos los procedimientos que se siguen en el desarrollo del trabajo diario.
Con frecuencia muchas empresas se ven en la situación de absoluto desconocimiento del trabajo que es llevado a cabo por un empleado que se enferma, es despedido o se retira de la empresa quedando la posición sin posibilidades de ser cubierta inmediatamente, por cuantono hay quien entrene o capacite al suplente o nuevo trabajador sobre las labores a realizar.
Esta debilidad es aun mas critica cuando tal situación sucede en el departamento de contabilidad. Muchas empresas, tienen fecha de cierre mensual o anual en donde el margen de tiempo para el cumplimiento en la entrega de cifras es corto e inflexible.
Si por ejemplo, el jefe de costos de unamanufacturera se retira de la empresa justo antes de la fecha de cierre y este se lleva algún conocimiento que no ha sido compartido con algún subalterno u otro empleado, podría significar que el cierre del ciclo de producción, entre los cuales estarán los inventarios, pase por serias dificultades. Esta es una razón por la cual, los manuales dentro de una empresa tienen una gran importancia comoherramienta para el manejo y planificación de los recursos organizacionales, sean estos recursos humanos y materiales.

IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIÓN.
La necesidad de documentación surge como una respuesta para reflejar el trabajo realizados por los empleados en algún tipo de instrumento organizacional. Mediante el proceso de documentación, todas las actividades son plasmadas de tal formaque cualquier empleado debidamente autorizado puede tener acceso y conocer dicha información. La documentación de los sistemas se realiza por las siguientes razones:
Sistematizar las relaciones entre los integrantes de una organización.
Instruir a los empleados acerca de aspectos tales como: objetivos, políticas, normas, procedimientos, funciones y autoridad.
Servir de guía para la ejecuciónde las tareas de los empleados.
Servir de guía para la evaluación de la eficiencia operacional.
Sistematizar los procedimientos que se emplean en la empresa.
Normalizar el desarrollo de las tareas.
Servir de guía para el entrenamiento de personal de recipiente ingreso.
Con estas razones la documentación tiene mejor acceso a los empleados.
La decisión de documentar losprocedimientos de una compañía, conlleva a estar conscientes acerca del costo/beneficio de la decisión y de los resultados y obstáculos que se pueden presentar a lo largo del proceso. Analicemos los costos asociados a un proyecto de este tipo:

COSTOS DE LOS MANUALES.
Al principio de documentar las tareas y procedimientos pueden superar los beneficios tangibles de los manuales, sin embargo, a medidaque el proceso se va desarrollando la organización debe ver a los manuales como una herramienta gerencial que ayudara en la evaluación, control y análisis de la empresa en términos, por ejemplos, de la eficiencia operacional. Tres tipos de costos podemos distinguir en el desarrollo de los manuales:
De desarrollo.
De implantación.
De mantenimiento.

Costos de desarrollo:
Estánrepresentados por todos los costos en que la empresa tiene que incurrir para el inicio del proceso de documentación tales como: planificación del personal de apoyo involucrado, consultores especializados, herramientas de software a utilizar, tiempo adicional en que deben incurrir los empleados en sus horas laborables diarias para participar en el proyecto y cualquier otro costo necesario para iniciar y...