Procedimientos De Cobansas

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO DE COBRANZA
TÉCNICAS EN CADA UNA.
LAS TRES ETAPAS DE COBRANZA. La actividad en cualquier sistema de cobranza se realiza a través de tres etapas y técnicas.
EL ESTADO MENSUAL.
La practica común, tanto en organizaciones mercantiles como en las de comerciantes al menudeo, consiste en enviar al cliente un estado mensual de cuenta. Tales estados sirven como recordatoriode la cantidad adeudada y dan al cliente la oportunidad de verificar su exactitud. También evitan la posible excusa del deudor cuyo pago se ha vencido.
En una gran organización el departamento de contabilidad prepara estados mensuales prescindiendo el tiempo en que el saldo no ha sido pagado, su forma depende de los métodos de contabilidad usados. Generalmente, muestran el saldo vencido durantemeses anteriores y una lista detallada de las facturas y créditos del mes. En la mayor parte de las compañías, el departamento de contabilidad envía únicamente aquellos estados que muestran saldos no vencidos; los que tienen cuentas vencidas y no pagadas son devueltos al departamento de cobranzas para ser manejados de acuerdo con los procedimientos de cobranza de la compañía.
SISTEMA DERECORDATORIO DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZA.
En compañías con pocas cuentas, la persona responsable de la cobranza recurre al libro auxiliar con intervalos regulares, posiblemente cada ocho o quince días, para encontrar las cuentas que requieran su atención. Debe disponer de un registro suplementario, un cuaderno plegado, tarjeta índice o archivo especial del cliente que le recuerde que se ha hecho lo posiblepor cobrar en la fecha correspondiente, la revisión del auxiliar tiene la ventaja de mantener a la persona que la efectúa, bien informada del desarrollo de cada cosa. Si por casualidad, en el acreedor, como sucede en tales casos, este estrecho conocimiento de la cuenta es muy útil, las compañías con muchas cuentas deben tener un método de insistencia más rápido o un sistema más lisonjero.Cualquier sistema de insistencia o lisonjeo tiene dos objetos: recordar al departamento de crédito las cuentas vencidas que cada día requieren su atención y registrar la acción tomada en el esfuerzo de cobranza, así como la fecha en que se tomo acción, hacer esto significa menos repetición de registros y menos trabajo de oficina, lo que constituye el método mas eficaz del sistema, los sistemaslisonjeros varían en detalles, pero generalmente son un sistema de tarjetas por índices archivadas por fechas o un sistema de tarjetas de registro archivando las cuentas alfabéticamente y por fecha.
ETAPA DE RECORDATORIO Y TÉCNICAS.
El primer paso en la actividad de cobranza es recordar al cliente que ya ha pasado la fecha de vencimiento de su cuenta sin el pago correspondiente. Usualmente, transcurrenvarios días entre las fechas de vencimiento y de recordatorio el primer recordatorio debe de ser moderado e impersonal puede ser un estado o factura por duplicado, etiquetas engomadas, cartas, tarjetas impresas o estados divididos en periodos y recordatorios.
Estado o facturas por duplicado. Una de las formas mas atentas de recordar a los clientes, es enviarles una copia al carbón o un duplicadodel estado mensual o de la factura. Los almacenes de departamentos frecuentemente envían dos o tres estados intervalos regulares durante el mes, a un cliente cuya cuenta no ha pagado.
“frases de recordatorio” pueden ser escritas a maquina o estampadas sobre estados por duplicado. Algunas “frases de recordatorio mas comunes son”
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Hace ______ días se venció su cuenta. Por favor haga su remesa puntualmente.
Mucho agradeceremos su atención.
Etiquetas. De mayor fuerza que las frases anteriores es un sello agregado a un estado de cuenta por duplicado. Estas etiquetas se hacen con varios propósitos de cobranza.
Podría Usted.....
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