Procedimientos Internos

INSTRUCCIONES PARA REALIZAR EL PROCESO DE CONSOLIDADOS CAMBIO DE PRECIOS PARCIALES E INTEMPESTIVOS



Durante el periódo estipulado por Auditoria para la elaboración de los cambios de preciosintempestivos y parciales y su consolidado (1 mes), se procedió en Cali de la siguiente manera:

Las agencias reciben por Outlook la programación del Memo cambio de precios con su respectivoconsecutivo, donde se estipula una fecha para su realización, que no exceda en más de dos días desde su envio.
Cada agencia debe realizar el proceso el día indicado, generando documentos “DD”, por cadaProveedor, % de descuento, condiciones de negociación, IVA o sin IVA, deben enviar al correo asignado la información del proceso realizado de la siguiente manera:

Proveedor: xxxxxxx

# Documento:xxxxxxx
Valor DD xxxxxxx
Valor EM/IF xxxxxxx
Unidades xxxxxxx

Esta información debe venir acompañada de sus respectivos archivos planos como soporte claramente identificados DD y EM/IF.El día del proceso la información es recolectada por la persona encargada de consolidarla a fin de mes, prestanto atención en recibir la información liquidada o la confirmación de que en laagencia no había mercancia para realizar el proceso. Esto a manera de detectar en el mismo día quien no realizo el proceso y por que razón.
Se ubica esta información en una carpeta o destino seleccionadodonde se reuniran todos los correos del mes. “Recomendación que sea una carpeta dentro del mismo Outlook”
Al finalizar el mes se organizan todos los correos con prioridad los que tienen archivosadjuntos, se hace el descarge correspondiente de los archivos en una carpeta.
Con los archivos ya extraidos se procede a generar un DD Consolidado en ICG, Este DD tiene la característica especial de quecontendrá todos los archivos recibidos, es de vital importancia no cometer errores al guardar los archivos, se debe evitar su perdida o que queden dobles.
Después de tener montados todos los...