Procedimientos Para El Cambio Y Cancelación De Una

Procedimientos
para el cambio y
cancelación
de
una reservación
Arata soto silva
José Manuel Alvarado
López

Procedimiento para el cambio y
cancelación de reservaciones


Para que una reserva sea modificada tiene
que haber estado previamente confirmada. La
modificación puede ser para cambiar los días
de entrada o de salida, cambiar la cantidad o
la tipología de habitaciones reservadas, u
otroscasos. Si la reserva es modificada,
debemos anotar en la reserva que ha sido
modificada y adjuntar esa nueva reserva
sobre la anterior, para posteriormente
archivarla en su lugar correspondiente.

 Hay

que comprobar la disponibilidad de hotel ya
que habrá que realizar los cambios oportunos y si
es posible confirmarla. Si el hotel esta completo,
pueden ocurrir dos situaciones:
 Que el clienteacepte estar en la lista de espera.
 Que el cliente anule la reserva por completo. Se
procede
a
realizar
el
procedimiento
de
cancelación de reserva

PROCEDIMIENTO PARA CAMBIOS
EN RESERVACIONES
CAMBIO DE RESERVACIÓN
Podría implicar cualquiera de las siguientes situaciones:
 Cambio de fecha de llegada y/o de fecha de salida
  Cambio de número de personas
  Cambio en el número o tipo decuartos reservados
  Cambio de nombre
  Cambio de tarifa
  Cancelación


El procedimiento que se ha de seguir
para cualquier tipo de cambio es el
siguiente.


1.- Cada vez que se reciba una solicitud de cambio de fechas
, el reservacionista deberá verificar si hay espacio disponible
en las nuevas fechas que se están solicitando. De haber
espacio, se procederá a confirmarlo y se elaborará una
PAPELETA DECAMBIO con los siguientes datos:



Fecha de entrada original y fecha de entrada nueva
Fecha de salida original y fecha de salida nueva
Nombre del huésped
Cantidad y tipo de cuartos reservados con anterioridad y cantidad y tipo de
cuartos nuevos
 Tarifa confirmada con anterioridad y tarifa nueva
 Nombre de la persona que solicita el cambio (y de la agencia de viajes,
aerolínea o empresa si fuerael caso)
 Nombre del reservacionista que está procesando el cambio
 Fecha del cambio









 2.

Una vez confirmado el cambio y llenado
de papeleta, está se colocará en el sitio
predeterminado
para esperar su
captura en el sistema. 
 Al capturar un cambio en el sistema, se
deberá
anotar
en
el
espacio
correspondiente a “Observaciones” el
cambio
que se efectuó. Una vez capturada,la papeleta será sellada de “capturada” y
se pasará a la charola de archivo.

 3.-

Al archivar una papeleta de cambio de
fecha de llegada, se deberá hacer lo siguiente:

  Sacará una fotocopia de la papeleta de cambio.
  Extraerá toda la correspondencia de la reservación que
estaba archivada en el file del día de llegada anterior.
  Colocará la fotocopia de la papeleta en el file del día de
llegadaanterior.
  Anexará la papeleta original de cambio a toda la
correspondencia anterior y se archivará todo en la nueva
fecha de llegada

 4. Para

todos los demás cambios (de tarifa, de
fecha de salida, etc.) sólo se archivará la papeleta
junto con el resto de la correspondencia de la
reserva en su file correspondiente.

EXTENSIONES DE ESTANCIA


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

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Generalmente, cuando un huésped seregistra debe escribir en la
forma de registro la fecha de su salida; sin embargo algunos
huéspedes desean prolongar su estancia unos días más.
Le corresponderá al Gerente de Reservaciones autorizar la
extensión, en caso de que se tengan habitaciones disponibles y
después de darla autorización al recepcionista en turno y
notificar al huésped, se procederá a modificar la hoja de control
de ocupacióny / o la información en el Sistema de reservaciones.
En las temporadas de alta ocupación se deberá dar preferencia a
las extensiones de los clientes que llegan de manera directa, a
los huéspedes VIP’s, a los que tienen más tiempo en el hotel o
aquellos cuya extensión de estancia es de muchos días.
En las temporadas bajas se autorizarán todas las solicitudes de
extensiones solicitadas....