Procedimientos para instalar un sistema de contabilidad

PROCEDIMIENTOS PARA INSTALAR UN SISTEMA DE CONTABILIDAD
1. Tener conocimientode la empresa (por medio de entrevistas, visitas, etc.)
2. Preparar una lista de chequeo.
3. Elaborar informes.
4. Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento
5. Diseñar formularios para todas las operaciones.
6. Diseñar reportes
7. Preparar los libros. Balance inicial
Lista de chequeo: es unformulario que posee todos los datosde una empresa relativos a: su razón social, ubicación física, actividad comercial/industrial, cantidad de empleados, equipos, capital, datos generales, etc. Es suministrada por la persona que va a instalar el sistema de contabilidad.
Informes: expresan la situación de la empresa. Estos están integrados por:
1. El Balance General
2. Estado de G y P
También puedenexistir informes adicionales a criterio de la gerencia como son:
1. Estado de Costo Estimado
2. Estadisticas de ventas, etc.
La gerencia los utiliza para evaluar su actuación y determinar su posición financiera cada mes. Presentan cifras mensuales y acumuladas durante un ejercicio.
Cualidades.
 Presenta propuestas para el buen funcionamiento de la empresa.
 Contiene los parametros de unabuena comunicación: claridad, coherencia, estratificación, etc.
Catalogo de Cuentas:contiene todas las cuentas que se estima seran necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad. Debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro deberan agregarse al sistema.
Objetivos.
 Permitir que distintos empleados puedan mantener registroscoherentescon la implementación de un catalogo de cuenta similar.
 Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidad cifras financieras.
 Facilitar y satisfacer la necesidad de registrodiario de las operaciones de una empresa o entidad.
Las cuentas en el catalogo deben estar numeradas. La numeración se basa en el sistema métrico decimal. Se comienza por asignar un número indice acada grupo de cuentas tanto del Balance General como del estado de resultado, de la manera siguiente:
Balance General
1. Activo
2. Pasivo
3. Capital
Estado de Resultado
4. Ingreso 7- Otro ingresos
1. Costos 8- Otros egresos
2. Gastos
En las cuentas fundamentalmente se anotan las partidas débito y crédito para ubtener un balance.
La codificación es considerada como una operaciónpreliminar para la clasificación.
Manual de procedimiento: es la guía que explica como podemos utilizar el catalogo. Nos indica cuales son las cuentas deudoras o acrredoras.
Formularios:son todas las formas impresas con la finalidad de recaudar información en las diferentes áreas de una empresa. Contituyen un elemento que siempre y cuando esté autorizado (firmado) podrá servir como comprobante paragarantizar una operación.
Los comprobantes son formularios que cumplen una destacada misiónen el mecanismo funcional del régimen contable, como elementos de registración, información y control (facturas, recibos, etc.)
Toda operación debe ser respaldada por un comprobante o formulario que permita su apropiada contabilización y que sirva para conocer los diferentes datos.
Requisitos de todoformulario:
1. Numeración
2. Que contenga todo los datos necesarios para facilitar el control.
3. Redacción clara, sin errores.
4. Además del original, emitir las copias necesarias
5. Poseer firmas
Entre los principales formularios tenemos:
Facturas
Recibo
Conduce
Ordenes de compra
Otros, etc.
La factura es un documento con el que se documenta la venta de mercaderías u otros efectos.En él se hacen constar las mercaderías vendidas, en cantidades, preciose importes, las condiciones de pago y otros datos relativos a la operación. Las facturas suelen emitirse por triplicado. El original al clientey las copias se utilizan para contabilizar la venta en los registros pertinentes.
El reciboes un documento en el cual una persona reconoce haber recibido una determinada suma de...