Procedimientos y flujos de información

Procedimientos y Flujos de Información
Contenido:
1. Introducción
2. Determinación de la existencia de una necesidad
3. Ordenes de emergencia y urgentes
4. Ordenes Pequeñas
5. Órdenes de compra con cheque en blanco
6. Descripción precisa del artículo deseado
7. Flujo de la requisición del compra
8. Uso de requisiciones pre-impresas
9. Uso de la requisición de lista demateriales
10. Compra de artículos no inventariables o contratación de sistemas
11. Selección de las posibles fuentes de abastecimiento
12. Análisis de las ofertas; colocación de pedidos

1. Introducción
El área de administración de materiales requiere de una gran diversidad de procedimientos estandarizados de operación que habrán de utilizarse en las tareas diarias normales. Cinco razonesfundamentales para desarrollar un buen sistema son las siguientes: por una parte la gran cantidad de artículos y el gran valor monetario de ello y, por otra parte, la necesidad de mantener un control adecuado, las graves consecuencias derivadas de operaciones no satisfactorias que redundan en resultados desfavorables, así como la contribución potencial de esta función para lograr efectividad en lasoperaciones corporativas. El proceso de adquisición se halla estrechamente ligado a las demás funciones comprendidas dentro de la organización, así como al medio ambiente externo, creando la necesidad de sistemas de información totales. La introducción del procesamiento electrónico de datos tuvo un gran impacto sobre el proceso de adquisición y su administración. Se requiere de una gran destreza paragarantizar una continua efectividad.
Los pasos que comprenden el sistema de compras
Los pasos esenciales de un procedimiento de compras son los siguientes:
1. Determinación de la existencia de una necesidad.
2. El precisar el tipo de artículo que se necesita, así como la cantidad que se debe pedir.
3. Selección de las posibles fuentes de abastecimiento.
4. Análisis de las alternativasy colocación del pedido.
5. Seguimiento de la orden.
6. Recepción e inspección de los artículos.
7. Revisión de la factura y pago al proveedor.
8. El llevar registros apropiados.

2. Determinación de la existencia de una necesidad
Toda compra habrá de tener su origen al reconocerse la existencia definitiva de una necesidad por alguien dentro de la organización. La persona responsablede alguna actividad en particular deberá saber cuáles son las necesidades individuales de dicha unidad: qué se necesita, cuánto se necesita y cuándo se tendrá tal necesidad. Esto habrá de conducir a una requisición al departamento de almacén. Ocasionalmente, estas demandas se podrán satisfacer transfiriendo material sobrante de otros departamentos. Tarde o temprano, por supuesto, surgirá lanecesidad de efectuar la compra de materiales nuevos. Algunas requisiciones de compra se originarán de los departamentos productivos o usuarios. Las solicitudes de compra de equipo de oficina podrán surgir del gerente de oficina o del contralor de la compañía. Incluso algunas solicitudes podrán provenir de los departamentos de ventas o de publicidad, o bien, de los laboratorios de investigación.Frecuentemente, formas especiales habrán de indicar el origen de las requisiciones; cuando esto no sucede se podrá utilizar números de codificación que identifiquen a los departamentos.
Por supuesto, también habrá de ser responsabilidad del departamento de compras el poder anticipar las necesidades de los departamentos usuarios. Se considera parte del equipo del gerente de compras no sólo el exigirque las demandas de los demás departamentos sean lo más estándar posible en cuanto a su naturaleza, y que se pase de órdenes especiales o extraordinarias, sino además, que tales demandas sean previstas con la debida anticipación para evitar un exceso número de pedidos “urgentes”. Asimismo, puesto que el departamento de compras está enterado de las tendencias en los precios y de las condiciones...