Procedimientos

PROCEDIMIENTO
MANEJO GENERAL ARCHIVO TÉCNICO
Código:
GD-PR-001

Revisión: 1

Fecha: 01/06/2011

GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO TÉCNICO

PROCEDIMIENTO PARA
EL MANEJO GENERAL DEL ARCHIVO TÉCNICO
DE LA GERENCIA DE PROYECTOS
DE LA DIVISIÓN LOS BRONCES
INDICE

Descripción

Página

I.- OBJETIVOS
II.- ALCANCES
III.- DEFINICIONES
IV.- RESPONSABILIDADES
1. PROCEDIMIENTO
2. DISCOCOMPARTIDO
3. RECEPCIÓN
4. ANEXOS

2
2
2
2
3
4
15
16

Elaboro:

Reviso:

Cristian Pérez R.

Aprobó:

Juan Pablo Cifuentes
Página 1 of 12

PROCEDIMIENTO
MANEJO GENERAL ARCHIVO TÉCNICO
Código:
GD-PR-001

Revisión: 1

Fecha: 27/06/2012

I.- OBJETIVO:
Definir las principales directrices para planificar y asegurar una gestión trazable del control y la administración
dedocumentos desde su recepción hasta la disposición final.
II.- ALCANCE:
El proceso de control de la documentación aborda la identificación, elaboración, aprobación, distribución y
cambios a los documentos.
III.- DEFINICIONES:
SIG: Sistema Integrado de Gestión.
SITCP: Servicio de Inspección Técnica y Control de Proyectos.
IV.- RESPONSABILIDADES:
Gerente de Proyectos:
• Asegurar elcumplimiento de este procedimiento.
• Aprobar las solicitudes de recursos que se generen.
• Supervisar el correcto uso de los discos compartidos.
• Aplicar este procedimiento.
Superintendentes:
• Aplicar este procedimiento; difundir este procedimiento a los diferentes procesos a cargo.
• Asegurar el cumplimiento del Procedimiento para el manejo del Archivo Técnico.
Administrador de Contrato:
•Asegurar el cumplimiento de este procedimiento.
• Aprobar los documentos, registros, planos o formatos que correspondientes al Servicio SITCP, que
comprende el Contrato; debiendo rechazar los que no cumplan con el criterio establecido.
• Supervisar el cumplimiento del Procedimiento para el manejo del Archivo Técnico.
• Requerir al personal del servicio SITCP, el control de la documentacióntécnica a su cargo.
Coordinador de Servicio:
• Aplicar este procedimiento; distribuir y difundir este procedimiento a los diferentes grupos y área a
cargo.
• Cumplir con los aspectos de calidad acordadas por la alta directiva
Controlador de Documentos (Técnico Administrativo):
• Es responsable de recepcionar la documentación técnica que los usuarios generan, reciban o adquieran.
• Registrar yClasificar la documentación recibida.
• Mantener, controlar y distribuir la documentación contenida en el archivo técnico.
• Conservar la estructura del archivo técnico.
• Mantener actualizada la Lista Maestra de Control de Documentos y Registros.
• Revisar periódicamente tanto las carpetas físicas como las digitales para ver el manejo de la
documentación por parte de los servicios.
• Requerirla información faltante cuando se requiera.
Responsabilidad de los Usuarios:
Página 2 of 12

PROCEDIMIENTO
MANEJO GENERAL ARCHIVO TÉCNICO
Código:
GD-PR-001

•
•
•

Revisión: 1

Fecha: 27/06/2012

Acceder a la documentación técnica contenida en el archivo técnico, cuando lo requiera
Mantener y hacer buen uso de la documentación contenida en las carpetas.
Devolver ladocumentación a su cargo cuando sea requerida.

1. PROCEDIMIENTO CONTROL DOCUMENTAL
1.1.
Distribución y Control:
Los documentos deben ser distribuidos de manera formal por medios físicos (papel) tomando conocimiento
de estos a través del documento de “HOJA DE RUTA”.
Las copias de los documentos distribuidas en papel son identificadas por el controlador de documentos con
un timbre de “COPIA CONTROLADA”en la primera página.
La distribución magnética se realiza de forma tal que el usuario solo pueda leer el documento en pantalla
pero no pueda modificarlo; ejemplo, un documento en PDF (acrobat).
Para el control de los documentos además se utiliza una Lista maestra de control de documentos y de
registros, la cual indica entre otros, punto de uso, última revisión, etc. El controlador de...