Procedimientos

FACTURACION
El proceso de facturación de los convenios es el siguiente:
1. Los coordinadores operativos de cada contrato después del los 1° y los 15 de cada mes solicitan que se les facture la quincena que acaba de pasar, esto lo hacen por medio de un correo con los siguientes datos:
* Convenio
* Periodo
* Valor Syspas
* Valor conciliado
El valor syspas debe ser igual alvalor conciliado o la diferencia debe ser mínima.

2. Con esta información se va al syspas y por el módulo producción se ubica en la pestaña “generar factura”, se coloca el número del convenio, en el rango de fechas, el periodo que indica el coordinador operativo y verifica que el valor que muestre la factura sea igual al valor que señaló el operativo; si no hay ninguna inconsistencia, se daclic en generar factura. Algunas veces puede que muestre error, ya en este caso se le informa del error al coordinador operativo, para que vuelva a revisar la producción.

3. Se responde el correo del operativo, indicándole el número de factura en la que quedó esta producción.

4. En el syspas por el módulo de producción se va por la pestana “facturado”, digita el número de la factura y elconvenio, luego se le da imprimir en la parte inferior, en el botón imprimir del anexo a facturación y se imprimen dos copias.

5. Luego por el módulo facturación, se va “registro de facturas” se busca la factura generada y se presiona el botón editar y se modifica lo siguiente:
* La fecha debe ser con diferencia de dos días de vencimiento, el syspas predeterminadamente lo tieneconfigurado a un mes
* En la casilla observaciones debe aparecer el periodo que se colocó en la factura cuando se generó
* En doc Referencia debe estar explícito el número de la factura
* En detalle sale predeterminadamente el nombre del convenio, éste se debe modificar agregándole “SERVICIO DE TRANSPORTE”, ejemplo: SERVICIO DE TRANSPORTE: CONSULTEL REGIONES MEDELLIN
* Como centro decosto se coloca el del coordinador operativo que le solicitó la factura, ejemplo si es de Medellin es el 102001 si es de Cali, 302001 y así con las demás sedes. y por el lado de los comerciales es el 102004
* Se borra el porcentaje del IVA (OJO) una vez impreso, no deja hacer modificaciones es la factura solo en la parte de observaciones.
* Se da guardar y por último se imprimen tres copias dela factura (1 facturación consecutivo, 1 empresa a la que se le presta el servicio , 1 radicada para recibo de caja)

6. Luego se entregan dos facturas con sus respectivos anexos a la persona que los va a llevar a radicar (mensajero) y queda una factura sola para ser asentada en el archivo “Resumen Control Cartera factura” y archivada con las demás facturas en orden consecutivo.

7.Luego deben traer la factura radicada para entregarla a la persona que asienta los ingresos, una vez esta sea pagada.

8. A más tardar al día siguiente, el coordinador pide que se impriman las cuentas de cobro, esto se hace por el módulo de producción por la pestaña de “facturado” y se da imprimir en el “anexo a la liquidación”

CASOS ESPECIALES:
HUAWEI
Los funcionarios de HUAWEI mandan unaorden de compra por correo (PO), la cual se le debe informar al Yojana LOPEZ y Daniela a para que la revise en la página web, la apruebe y la imprima; posteriormente esta PO se hace firmar de gerencia Maria Montoya y se sella para enviarla escaneada al funcionario de HUAWEI que la notificó.
Daniela informa en cuantas partes se divide esa PO para facturarlas, hay varias que son fijas, llegan parafacturación mensual, pero se hace una factura cada quincena, las cuales son la de la renta de vehículos, que corresponde a los afiliados y la de la administración de vehículos que son los de la flota propia, y otra fija es la del vehículo administrativo (TKI494) viene por montos mayor a seis millones y se facturan en diferentes quincenas, de resto son PO adicionales que pueden ser por HORAS...