procedimientos

Introducción

 Un procedimiento es un término que hace referencia a la acción que consiste en proceder, que significa actuar de una forma determinada. El concepto, por otra parte, está vinculado a un método o una manera de ejecutar algo.

Un procedimiento, en este sentido, consiste en seguir ciertos pasos predefinidos para desarrollar una labor de manera eficaz.

Su objetivo debería serúnico y de fácil identificación, aunque es posible que existan diversos procedimientos que persigan el mismo fin, cada uno con estructuras y etapas diferentes, y que ofrezcan más o menos eficiencia.

En el presente trabajo se analizaran los procedimientos de una Organización y su documentación para el mejoramiento de su eficiencia.

















Procedimientos:
Losprocedimientos son planes por medio de los cuales se establece un método para el manejo de actividades futuras. Consisten en secuencias cronológicas de las acciones requeridas. Son guías de acción, no de pensamiento, en las que se detalla la manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades. Es común que los procedimientos crucen las fronteras departamentales.
Por ejemplo, el procedimiento detramitación de pedidos de una compañía manufacturera involucrará casi indudablemente al departamento de ventas (a causa del pedido original), el departamento de finanzas (para la confirmación de la recepción de fondos y la aprobación de crédito al cliente), el departamento de contabilidad (para el registro de la transacción), el departamento de producción (dado que el pedido implica la producción debienes o la autorización para extraerlos del almacén) y el departamento de tráfico (para la determinación de los medios y ruta de transporte para su entrega).
Bastarán un par de ejemplos para ilustrar la relación entre procedimientos y políticas. La política de una compañía puede conceder vacaciones a los empleados; en los procedimientos establecidos para la instrumentación de esta política sedeterminará un programa de vacaciones para evitar interrupciones en el flujo de trabajo, se fijarán métodos y tasas para el pago de vacaciones, se especificarán los registros para asegurar que todos los empleados gocen de vacaciones y se explicitarán los medios para solicitar vacaciones.
Uso de los procedimientos:
Se usa para el aumento del rendimiento laboral, permitir adaptar las mejoressoluciones para los problemas y contribuir a llevar una buena coordinación y orden en las actividades de la organización".
Técnicas para redactar Procedimientos Administrativos:
Para redactar procedimientos Administrativos hay que seguir los siguientes pasos:
1. Definir el contenido:
Introducción.
Objetivos.
Áreas de aplicación.
Responsables.
Políticas.
Descripción de las operaciones.
Formatos.Diagramas de flujo.
Terminología.
2. Recopilación de información.
3. Estudio preliminar de las áreas.
4. Elaboración de inventario de procedimientos.
5. Integración de la información.
6. Análisis de la información.
7. Graficar los procedimientos.
8. Revisión de objetivos, ámbito de acción, políticas y áreas responsables.
9. Implantación y recomendaciones para la simplificación de losprocedimientos.

Las fuentes de información más comunes son:
Archivos de la empresa.
Directivos, ejecutivos asesores y empleados.

Los métodos para compilar la información son:
Encuestas.
Investigación documental.
Observación directa.
 
 Recomendaciones Generales de Presentación
 La presentación es muy importante, para lo cual hay que considerar:
a.       Logotipo.
b.       Nombre dela empresa.
c.        Lugar y fecha de elaboración.
d.       Responsables de la revisión y autorización.
e.       Índice con la relación de capítulos que forman el manual.
f.         Carátula, portada, índice general, introducción, parte sustancial del manual, diagramas y anexos.
g.       Formatos de hojas intercambiables para facilitar su revisión y actualización en tamaño carta u oficio....