procedimientos
Páginas: 6 (1282 palabras)
Publicado: 17 de diciembre de 2013
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS_____________________________
“PAGO A PROVEEDORES”
Objetivo: Establecer los lineamientos metodológicos para pagar a los proveedores de bienes y servicios.
1. Recepción de documentación: se deberá recibir las facturas, confirmar que todos los datos ingresados, tales como: razón social, RUC, dirección, teléfono, fecha, estén correctos. En caso de no estarcorrecta la información, se devolverá el comprobante respectivo.
2. No recibimos facturas con fecha del mes anterior, más allá de hasta los primeros 5 días del mes siguiente.
3. Una vez que recibimos una factura, debemos informar al proveedor que en 48 horas laborables, se aprueba por parte de Gerencia o no la factura, y a partir de la aprobación, el pago se efectúa los días viernes de lasemana inmediatamente posterior a la semana en la que el pago se autorizó.
Por ejemplo, si el día de hoy, llega una factura, me remiten la misma en el archivo de cuentas por pagar a proveedores, yo autorizo el pago hasta el día jueves, el viernes ustedes revisan, y el pago se realizaría el viernes 29 de junio 2012. Otro caso: si el día lunes 25 de junio recibimos una factura, me remiten la misma,yo autorizo hasta el miércoles, el jueves ustedes revisan, y el pago se efectuaría el día viernes 6 de julio 2012 de la misma.
4. El único horario de pago de facturas es los viernes de 15h00 a 17h00.
5. Si requerimos entregar un pago fuera de los tiempos antes establecidos, por favor solicitar la excepción, por escrito, justificando la misma, a Gerencia General. No actuar antes de tenerla autorización.
6. A menos que Gerencia General así lo solicite, los cheques no podrán ser entregados por nadie que no sea las Gerencias de la empresa o el departamento contable.
7. No se ingresa una factura en el balance hasta que la misma no haya sido autorizada por Gerencia General, en el correspondiente archivo de pago a proveedores.
8. Una vez que se ha autorizado un pago paraproveedores, el día que el cheque está listo para ser entregado, nos comunicamos con la empresa, y les decimos: “Señor / Señora, me permito informarle que el pago
correspondiente a la factura tal, con fecha tal, por tales servicios, se encuentra listo. Recogerlo en tal fecha, de tal hora a tal hora. Gracias”. Nos comunicamos 1 sola vez con el proveedor, si no recoge el pago, no es nuestraresponsabilidad y el cheque se quedará para eternas memorias esperando a ser recogido, por nosotros mejor.
9. Si por cualquier motivo, no sabemos si un pago está listo, entonces decimos: “Permítame verificar si su pago se encuentra listo. Si es tan gentil en devolverme la llamada en 15 minutos.” LO ÚLTIMO QUE VAN A HACER, ASÍ SEA VERDAD QUE POR ERROR DE CUALQUIERA DE LAS CABEZAS DE LA EMPRESA NOESTÁ LISTO UN PAGO, JAMÁS SE VA A DECIR QUE POR UNA GESTIÓN EQUÍVOCA NUESTRA NO ESTÁ EL PAGO. PEOR QUEDAR COMO INEFICIENTES IRRESPONSABLES (POR NO USAR OTROS TÉRMINOS) DICIENDO COSAS COMO “NO SÉ DÓNDE ESTÁ EL CHEQUE, LE DEJÉ PARA QUE FIRMEN PERO NO ENCUENTRO.” QUE VERGÜENZA SI SE DA UNA SITUACIÓN SEMEJANTE, Y EN NUESTRA EMPRESA ESTO ES INADMISIBLE, Y ESTO NO PUEDE PASAR NUNCA!
10. Si porcualquier motivo no está listo un pago para un proveedor dentro de los parámetros antes señalados, basta con decir “Me informan que el pago todavía no ha sido autorizado, si es tan gentil en llamar el día de mañana a la misma hora.” Posterior a esto, ustedes deberán preguntar a la Gerencia General sobre el caso específico, y se les dará instrucciones de cómo proceder
11. Todo cheque sale cruzado,excepto cheques de: sueldos, inferiores a USD 25 para personas naturales. Todo cheque para persona jurídica, independiente del valor, deberá ser cruzado.
12. Si un proveedor está en desacuerdo con las políticas de pago nuestras, solicítenle que por favor envíe un correo a: info@golatinamerica.org indicando los motivos por lo cual no acepta nuestros procedimientos, y solicitando una excepción a...
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS_____________________________
“PAGO A PROVEEDORES”
Objetivo: Establecer los lineamientos metodológicos para pagar a los proveedores de bienes y servicios.
1. Recepción de documentación: se deberá recibir las facturas, confirmar que todos los datos ingresados, tales como: razón social, RUC, dirección, teléfono, fecha, estén correctos. En caso de no estarcorrecta la información, se devolverá el comprobante respectivo.
2. No recibimos facturas con fecha del mes anterior, más allá de hasta los primeros 5 días del mes siguiente.
3. Una vez que recibimos una factura, debemos informar al proveedor que en 48 horas laborables, se aprueba por parte de Gerencia o no la factura, y a partir de la aprobación, el pago se efectúa los días viernes de lasemana inmediatamente posterior a la semana en la que el pago se autorizó.
Por ejemplo, si el día de hoy, llega una factura, me remiten la misma en el archivo de cuentas por pagar a proveedores, yo autorizo el pago hasta el día jueves, el viernes ustedes revisan, y el pago se realizaría el viernes 29 de junio 2012. Otro caso: si el día lunes 25 de junio recibimos una factura, me remiten la misma,yo autorizo hasta el miércoles, el jueves ustedes revisan, y el pago se efectuaría el día viernes 6 de julio 2012 de la misma.
4. El único horario de pago de facturas es los viernes de 15h00 a 17h00.
5. Si requerimos entregar un pago fuera de los tiempos antes establecidos, por favor solicitar la excepción, por escrito, justificando la misma, a Gerencia General. No actuar antes de tenerla autorización.
6. A menos que Gerencia General así lo solicite, los cheques no podrán ser entregados por nadie que no sea las Gerencias de la empresa o el departamento contable.
7. No se ingresa una factura en el balance hasta que la misma no haya sido autorizada por Gerencia General, en el correspondiente archivo de pago a proveedores.
8. Una vez que se ha autorizado un pago paraproveedores, el día que el cheque está listo para ser entregado, nos comunicamos con la empresa, y les decimos: “Señor / Señora, me permito informarle que el pago
correspondiente a la factura tal, con fecha tal, por tales servicios, se encuentra listo. Recogerlo en tal fecha, de tal hora a tal hora. Gracias”. Nos comunicamos 1 sola vez con el proveedor, si no recoge el pago, no es nuestraresponsabilidad y el cheque se quedará para eternas memorias esperando a ser recogido, por nosotros mejor.
9. Si por cualquier motivo, no sabemos si un pago está listo, entonces decimos: “Permítame verificar si su pago se encuentra listo. Si es tan gentil en devolverme la llamada en 15 minutos.” LO ÚLTIMO QUE VAN A HACER, ASÍ SEA VERDAD QUE POR ERROR DE CUALQUIERA DE LAS CABEZAS DE LA EMPRESA NOESTÁ LISTO UN PAGO, JAMÁS SE VA A DECIR QUE POR UNA GESTIÓN EQUÍVOCA NUESTRA NO ESTÁ EL PAGO. PEOR QUEDAR COMO INEFICIENTES IRRESPONSABLES (POR NO USAR OTROS TÉRMINOS) DICIENDO COSAS COMO “NO SÉ DÓNDE ESTÁ EL CHEQUE, LE DEJÉ PARA QUE FIRMEN PERO NO ENCUENTRO.” QUE VERGÜENZA SI SE DA UNA SITUACIÓN SEMEJANTE, Y EN NUESTRA EMPRESA ESTO ES INADMISIBLE, Y ESTO NO PUEDE PASAR NUNCA!
10. Si porcualquier motivo no está listo un pago para un proveedor dentro de los parámetros antes señalados, basta con decir “Me informan que el pago todavía no ha sido autorizado, si es tan gentil en llamar el día de mañana a la misma hora.” Posterior a esto, ustedes deberán preguntar a la Gerencia General sobre el caso específico, y se les dará instrucciones de cómo proceder
11. Todo cheque sale cruzado,excepto cheques de: sueldos, inferiores a USD 25 para personas naturales. Todo cheque para persona jurídica, independiente del valor, deberá ser cruzado.
12. Si un proveedor está en desacuerdo con las políticas de pago nuestras, solicítenle que por favor envíe un correo a: info@golatinamerica.org indicando los motivos por lo cual no acepta nuestros procedimientos, y solicitando una excepción a...
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