procedimientos

4. EXAMEN, DISEÑO Y CONTROL DE FORMATOS.
Los formatos constituyen instrumentos que recurren al lenguaje tanto grafico (en el diseño y distribución de sus espacios) como escrito (en sus instrucciones y requisitos de llenado) para manejar información, organizarla y facilitar así el desarrollo ordenado de procedimientos.
Para el buen funcionamiento de la organización, se requiere desarrollar losiguiente:
4.1 examinar los formatos que se emplean en la oficina, de acuerdo con las necesidades de la información de la unidad organizacional, para apoyar de manera eficiente las operaciones.
4.1.1 análisis de formas.
• Necesidad de las formas.
Actualmente la forma ha llegado a ser un medio común para la trasmisión de datos, las formas impresas y la especialización de las labores hizonecesario llevar un control por medio de diferentes formatos.
• Definición de una forma.
Una forma es cualquier documento destinado a que en él se anoten datos.
Los formatos son todos aquellos formularios o documentos que se utilizan periódicamente para registrar información y la evidencia relacionada con el proceso o sistema de trabajo de cada área.
Un formato está elaborado en una hoja de papelimpresa o de manera electrónica, que contiene los datos constantes (fijos) que requieren una información variable que se asienta en espacio en blanco, esta información es la que se usa en el desarrollo y resultado de las actividades.
• Principios para el análisis de formas.
El diseño de una forma se prepara mediante un cuidadoso estudio de lo que figura en ella (análisis determinado acontinuación como se distribuye sobre el impreso (diseño).
Existen tres puntos que se deben cuidar:
1.- evaluación de la necesidad de información.
Hay que ponderar, previamente a la elaboración y diseño del formato, cual es la información que se requiere. Su llenado se vuelve tedioso además de que nos llena de datos poco útiles.
2.- determinación del método más eficiente de obtener la informaciónnecesaria en forma:
Una parte del formato es la metodología que ocuparemos para su llenado. Que se evitara o minimizara en lo posible, la cantidad de instrucciones requeridas para su llenado.
3.- Especificaciones de la secuencia de procesamiento de la información:
El diseño de una forma debe seguir una secuencia lógica de pensamiento que facilite su llenado. La secuencia puede ser inductiva (delo particular a lo general) o deductiva (de lo general a lo particular) Veamos las características que presentan algunas de las siguientes formas:
4.1.2 Procedimiento de análisis de las formas

• Pre-análisis

Antes de diseñar y aplicar una forma, es importante realizar un análisis previo del contexto en el que se aplicará, y de la información que específicamente se requiere. Elpre-análisis constituye ese análisis previo, que nos arroja información sobre los datos que necesitamos y que buscaremos adquirir u organizar a través de la aplicación de un formato. Dentro del pre análisis es importante considerar los siguientes puntos:

Antecedentes

Verificar si las formas existentes están cumpliendo con los objetivos planeados, o en su caso hacer los
Cambios necesarios, o determinarsi será necesario proceder al diseño de nuevos instrumentos. Lo anterior podremos determinarlo mediante cuestionarios y entrevistas a los originadores de la información, usuarios y/o directivos.

Inventario de formas

Un “Inventario de Formas” es una relación en donde se anotan todos los formatos que existen en una organización o unidad organizacional. Existen inventarios impresos ydigitalizados.

Catálogo de formas

Se clasifican de acuerdo con la actividad a la que pertenecen, forma para compras, de contabilidad, de personal, de ventas, solicitudes requisiciones, formas de envió etc. Para facilitar su análisis también se clasifican en formas generales y formas de oficina.

Manuales de procedimientos

Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se...