procedimientos








Procedimiento de Mejora para
Compra y Facturación
Salcobrand



INDICE



















1. Objetivo
El objetivo de este documento es establecer un procedimiento estandarizado del proceso de Compras y Facturación para SALCOBRAND, el cual será aplicable para toda la compañía.


2. Alcance
Este procedimiento contempla nuevos documentos y cambiosen los sistemas, los cuales son mencionados a continuación:

HES: Se incorpora nuevo documento de trabajo, el cual permitirá llevar una mejor gestión en los términos de servicios prestados por nuestros proveedores.

Remplazo del actual sistema Oracle: Se incorporará SAP, un sistema más robusto y completo, el cual permitirá llevar un orden con el pago de sus proveedores y podrá abarcar variasáreas de la compañía.

3. Definiciones

Carta de Acuerdo / Contrato: Documento en el cual se establecen las condiciones de compra, precios, calidad, tiempo de entrega acordado con el proveedor por un periodo de tiempo acordado entre las partes.

HES: Hoja que se utiliza para contabilizar en el sistema SAP la recepción de un determinado servicio o mercadería, estableciendo el grado deconformidad con lo requerido y es el medio de autorización para que se emita la factura.

Importe: Es el valor considerado para realizar una solicitud de pedido, en el caso de las facturas de compra se considera el valor neto, es decir, sin IVA, y en el caso de boletas de honorarios con retención se considera el valor bruto, que corresponde al valor del servicio + retención.

Liberador: Personaautorizada en SAP, registrada bajo un número de acuerdo al área (código estrategia de liberación), para liberar órdenes de compra, según condiciones y montos pre-establecidos. Ejemplo; 420 = Jefe de Administración.

Liberación: Es el proceso  en SAP, que ejecuta el liberador para dar autorización en SAP a una orden de compra, autorizando los montos allí indicados.

Ficha del Proveedor: Documentoque debe ser completado  con  los datos generales y específicos del proveedor para ser creado en el maestro de proveedores en SAP antes  de realizar cualquier transacción comercial a cargo del solicitante o comprador SALCOBRAND.



4. Responsabilidades

Gerente de Área / Subgerente de Área:

Aprobar órdenes de compra según rango de aprobación.(UF)
Supervisar el cumplimiento delpresupuesto del área.
Aprobar órdenes de compra de acuerdo a las condiciones de entrega y de requerimientos preestablecidos.


Solicitante:

Realizar solicitudes de compra del área.
Genera documento HES, una vez que el servicio o material haya sido entregado.
Verifica el servicio o producto según lo requerido, genera el HES y debe enviar el documento en formato PDF al usuario.


5. Descripciónde Actividades

Actividad
Descripción de Actividades
Responsable
1.- Usuario requiere realizar una compra
El usuario requiere realizar la compra de un producto o servicio, para lo cual privilegia proveedores que mantengan contrato firmado y/o carta de acuerdo vigentes




Usuario SALCOBRAND
2.- Usuario solicita tres (3) cotizaciones



Si existe carta de acuerdo y/ocontratos firmados con proveedores, éstos deben estar archivados en una carpeta, así como la documentación del proceso de licitación que se llevo a cabo.

En caso de no existir proveedor con contrato firmado y/o carta de acuerdo vigente, el usuario debe proceder a solicitar 3 cotizaciones para el producto o servicio que se requiere comprar.

Las cotizaciones deben contener como mínimo los siguientesrequisitos: cantidad requerida, precios, condiciones de pago, fecha de entrega, plazo de la oferta y garantías.

Para los proveedores a los cuales se realicen compras en forma permanente, se deberá generar una carta de acuerdo, la cual deberá ser firmada por SALCOBRAND y el Proveedor, en ésta se deberá fijar precios por servicio o producto adquirido.
Este documento deberá ser escaneado y...