PRoceso Administrativo

Fases del Proceso de investigación Administrativa
y Técnicas de capacitación del personal




Fases del Proceso de Investigación Administrativa

Es una revisión sistemática e intensiva de una entidad o parte de ella, que se lleva a cabo con la finalidad de determinar si la organización está operando eficientemente. Constituye una búsqueda para localizar los problemas relativos ala eficiencia dentro de la organización. La auditoría administrativa abarca una revisión de los objetivos, planes y programas de la empresa; su estructura orgánica y funciones; sus sistemas, procedimientos y controles; el personal y las instalaciones de la empresa y el medio en que se desarrolla, en función de la eficiencia de operación y el ahorro en los costos. La auditoría administrativa puedeser llevada a cabo por el licenciado en administración de empresas y otros profesionales capacitados, incluyendo al contador público adiestrado en disciplinas administrativas o respaldadas por otros especialistas. El resultado de la auditoría administrativa es una opinión sobre la eficiencia administrativa de toda la empresa o parte de ella.
Toda empresa maneja la implementación de unsistema para llevar a cabo su funcionamiento, tanto en los procedimientos administrativos como operativos en conjunto. El problema se presenta cuando esos sistemas empiezan a fallar y se tornan cada vez más deficientes, ya sea porque los procedimientos se realizan de forma equivocada o simplemente el sistema empleado no se adecua a los volúmenes de información que maneja la empresa. El caso es que losestudios que se realizan de los sistemas permiten que estos operen eficientemente, logrando así la capacidad de respuesta adecuada, y en el menor tiempo posible a las nuevas exigencias establecidas, haciendo frente a la competencia de otras empresas.

1) Planificación del Estudio
Esta fase incluye:
.-Definición del problema
.-Definición del objetivo del estudio
.-Formulación del plan detrabajo

Definición del problema:
Expuesto y solicitado el estudio, se presentan ahora varias hipótesis en cuanto a: ¿Quiénes necesitan el estudio?, ¿qué beneficio traerá dicho estudio?, ¿afectará el estudio a otros departamentos?, una vez respondidas estas preguntas se definirá la naturaleza del problema en cuestión. Esto permitirá fijar las bases para determinar el objetivo del estudio ypara una investigación preliminar que proporcione elementos de juicio para decidir si conviene seguir adelante con el estudio y proceder a la formulación y ejecución del plan de trabajo.
Definición del objetivo del estudio
Es conveniente en esta fase precisar con toda claridad los problemas que hayan sido detectados, definiendo el objetivo del estudio debido a que esto permitirá a losanalistas de O y M obtener una breve información de la problemática para definir con mayor precisión el tiempo y los parámetros a los que deben ajustarse en el estudio total, para evitar malos entendidos que obstaculicen o dispersen el trabajo posterior. Es recomendable que antes de iniciar el estudio, los responsables convengan y definan el objetivo con el jefe de la unidad afectada.

Formulación delplan de trabajo
Determina la naturaleza y la magnitud del problema; una vez definido el objetivo y practicada la investigación preliminar, deberá formularse el plan y los programas de trabajo necesarios para llevarlo a cabo. Un plan de trabajo deberá especificar con claridad qué es lo que se va a hacer y por qué, dónde, cómo y cuándo, y quiénes lo harán y en qué tiempo. Conociendo ahora afondo el problema a estudiar, se hace un diagnóstico del tipo de análisis a realizar: 

Estudio de organización.
Estudio de sistemas (objetivos, funciones, procedimientos, métodos, equipos, materiales, etc). 
Estudio de procedimientos.


2) Recopilación de Datos
Consiste en obtener una descripción lo más detallada y exacta posible de la forma como se desarrollan las operaciones que...