Proceso control correspondencia

REDISEÑO DEL PROCESO DE CONTROL DE CORRESPONDENCIA
Y GESTIÓN DE DOCUMENTOS

CON APLICACIÓN A LA DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS
DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURA

EQUIPO:

“EL USO DE NUEVOS INSTRUMENTOS
DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIÓN, EN PRÁCTICAMENTE TODOS LOS PAÍSES
Y NIVELES DE GOBIERNO, ESTÁPROPICIANDO SIN DUDA UNA NUEVA
PERCEPCIÓN DEL ESPACIO GUBERNAMENTAL.”

Í N D I C E

PÁGINA
INTRODUCCIÓN……………………………….………………………………...4
ANTECEDENTE……………………………………………..……………………6

I. MARCO TEÓRICO………………………………………….............7
II. SITUACIÓN ACTUAL DIAGNOSTICADA
A. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO……………………………....13
B. DIAGRAMA DEFLUJO…………………………………………14
C. FORMATOS UTILIZADOS……………………………………..15
D. DISPOSICIONES JURÍDICAS…………………………………17
III. DETERMINACIÓN DE BRECHAS-QUIEBRES
DEL PROCESO……………………………………………………..19
IV. HERRAMIENTAS APLICADAS…………………………………....23
V. PROPUESTA DE MODERNIZACIÓN…………………………….26

CONCLUSIONES……………………………………………………………….30
BIBLIOGRAFÍA………………………………………………………………….31
LISTA DEREFERENCIAS……………………………………………………..32

INTRODUCCIÓN

La modernización administrativa ha formado parte importante de las agendas de los tres niveles de Gobierno por la necesidad de hacerse más eficientes de cara a los ciudadanos, así como para mejorar los procesos internos de control para optimizar los tiempos de respuesta.
La Secretaría de Educación y Cultura del Estado de Sonora no ha sido la excepción,cuya Dirección General de Asuntos Jurídicos ha venido incursionando en la búsqueda de la mejora continua de sus procesos, sin detrimento de otras tantas unidades administrativas adscritas a dicha Dependencia que se encuentran en tal situación, pero que para efectos de este trabajo, no merecerán explicación alguna por no constituir caso de análisis, de ahí que la presente práctica esté orientadaúnicamente a consolidar un quehacer público, propio de la Unidad Jurídica de la SEC, con el fin de que actualice sus métodos de gestión y concentre sus esfuerzos en el mejoramiento sustancial de la atención a sus clientes internos, específicamente el correspondiente a control de correspondencia y gestión documental.

El presente proyecto se ha dividido, para efectos de facilitar su comprensión encinco secciones; que a continuación se detallan:

Seccion I

Marco Teórico:

Contemplado con el propósito de dar al trabajo un sistema coordinado y coherente de conceptos y proposiciones que permitan abordar el problema planteado, es decir, busca situar a nuestro problema dentro de un conjunto de conocimientos, que permita orientar nuestra búsqueda y nos ofrezca una conceptualización clara yadecuada de los términos que utilizaremos.

Sección II
Diagnóstico de la situación actual:

Que se divide a su vez en cuatro apartados:
a) Descripción del proceso,
b) diagrama de flujo,
c) formatos utilizados,
d) disposiciones jurídicas.

Seccion III

Determinar y ubicar los retrasos en el proceso:

Lo cual nos permitirávisualizar los objetivos que se pretenden alcanzar, esto es, se plantea la situación deseada, el deber ser, así como, de manera tentativa, el camino a seguir para alcanzar la misma.

Seccion IV

Herramientas aplicadas, se describe la herramienta utilizada que favoreció la identificación del problema y el planteamiento de una propuesta de mejora.

Seccion V

Propuesta de modernización,define de manera clara y concreta la propuesta de mejora que, a juicio del equipo de rediseño constituye la opción más viable e idónea para atacar la problemática actual.

En concreto, tenemos que la propuesta derivada de la presente práctica se configura como un instrumento unificador e integrador de las acciones de modernización e innovación necesarias para alcanzar una Administración...