Proceso de abastesimiento de mercancias

El Proceso de Abastecimiento
El abastecimiento no es una función exclusiva del departamento o la unidad de adquisiciones,
sino un proceso consistente en múltiples actividades donde interactúan diversos actores, como
otros departamentos, clientes internos y externos, proveedores, compradores, ciudadanos, etc.
Tal como se muestra en la figura precedente, el proceso de abastecimiento puede serdividido en seis etapas, éstas son:
Definición de requerimientos
Selección del mecanismo de compra
Llamado y recepción de ofertas
Evaluación de las ofertas
Adjudicación y formalización
Ejecución y gestión del contrato
En las siguientes secciones se presentarán cada una de las etapas, haciendo énfasis en
los factores claves o críticos de éxito y en los actores que participan.
1 Definiciónde requerimientos
La definición de requerimientos es la primera etapa del proceso y probablemente una de
las más importantes. Comienza con la detección de necesidades y termina con la
definición del producto o servicio que permitirá satisfacer esta necesidad.
En términos generales, se trata de traducir la necesidad de un usuario o grupo de usuarios
en un requerimiento para los proveedores.Esto implica definir la necesidad y determinar
cuáles son las características más importantes del bien o servicio que se necesita adquirir
o contratar y de la condiciones de compra y entrega que nos gustaría asegurar.
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Definición
de
requerimientos
Llamado y
recepción
de ofertas
Selección del
mecanismo
de compra
Evaluación
de
ofertas
Adjudicación
y
formalización
Ejecución ygestión del
contratoU n a b u e n a d e f i n i c i ó n d e r e q u e r i m i e n t o s p e r m i t i r á q u e t a n t o c o m p r a d o r e s
como proveedores manejen la información necesaria para cumplir con su rol en el proceso,
de la mejor manera posible. Nosotros como compradores sabremos qué pedir, cómo
pedirlo y cómo evaluar las alternativas . Los proveedores sabránexactamente
qué queremos, lo que les permitirá realizar ofertas que se ajusten a nuestras necesidades.
Además, si todos cuentan con la información necesaria y ésta es suficientemente clara,
mejora la transparencia del proceso.
Actores
En principio, en esta etapa hay dos actores principales, los usuarios internos que tienen
la necesidad que debe ser satisfecha y el departamento o la unidad deabastecimiento
o de adquisiciones que será la encargada de realizar la compra.
Eventualmente y dependiendo de la complejidad del requerimiento, puede ser necesario
involucrar a más partes, como a expertos que contribuyan a la especificación del
requerimiento e incluso a los eventuales proveedores para que presenten ideas
innovadoras que podrían permitir resolver la necesidad.
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Paraprofundizar y aprender más sobre cómo definir requerimientos,
le recomendamos leer la guía de esta colección: DEFINICIÓN DE
REQUERIMIENTOS.
Haga participar al usuario o cliente interno/externo .
Cuando el requerimiento parezca complejo, consulte a sus pares, a expertos
y/o a proveedores.
Defina las características claves del producto o servicio.
Registre y utilice información de las adquisiciones.Redacte bases técnicas o términos de referencia.
Aspectos Claves
Para conseguir buenas definiciones de requerimientos es recomendable fijarse en los
siguientes aspectos claves:2 Selección del Mecanismo de Compra
Una vez que definimos qué necesitamos comprar, es necesario determinar qué mecanismo
utilizaremos para adquirir dicho bien. Los mecanismos se encuentran definidos por la Ley
19.886 deCompras Públicas y el Reglamento de dicha Ley y su utilización se encuentra
bastante acotada por lo establecido en dichas normas.
Los criterios que deben orientar la elección del sistema son la eficiencia, la eficacia y la
transparencia. Tal como demuestra la experiencia nacional e internacional y la literatura
relacionada con el tema, mientras más abierto y competitivo sea el mecanismo de...