Proceso De Analisis De Gestion Administrativa

PROCESO DE ANALISIS DE GESTION ADMINISTRATIVA

1. Planificación: consiste en seleccionar y desarrollar el mejor curso de acción para alcanzar un objetivo, es determinar que se ha de hacer en la toma de decisiones en el esclarecimiento de los objetivos, estableciendo políticas, fijación de programas, determinación de métodos y procedimientos específicos. La planificación no es independientede las otras etapas, debido a que su influencia es a lo largo de la totalidad del proceso del AGAD, esto nos permite observar que cada fase que requiera de una planificación, pero la planificación inicial que abarca todo el trabajo, dándole mayor amplitud para poder concebir las bases sólidas en el examen y evaluación del AGAD, considerando como básicos los siguientes aspecto, se determinara:* Los objetivos generales y específicos: sitio donde se desarrollara el trabajo, recursos que se necesiten, cómo se efectuara el trabajo, cuándo comenzara, áreas objeto del análisis, conceptualización del trabajo, factor humano para el desarrollo del mismo y la determinación de los costos del trabajo
* Las políticas para lograr esos objetivos: son las guías o normas que se crean para regularel comportamiento a seguir. Cuando nos referimos a AGAD, debemos observar algunos aspectos que deben cubrir las políticas creadas o adaptadas para la realización del trabajo, por ejemplo:
a) Instructivo con orden lógico de los procedimientos a seguir en el AGAD
b) Conocimiento exacto de las características que posee la empresa cliente
c) Alcances de los análisis para la evaluación dela empresa cliente
d) Estructuración básica y flexible de los papeles de trabajo
e) Estructura lógica y didáctica de la redacción del informe a presentar
f) Pautas precisas para el análisis de cada área
g) Formalización precisa de la intervención de otros profesionales para el desarrollo del AGAD
h) Procedimientos flexibles para que puedan adecuarse a cambios y ajustes
i)Requerimientos para el adecuado y óptimo uso de los recursos que intervienen en el AGAD

* Los recursos necesarios: dentro del proceso de AGAD todos los recursos son necesarios, con tal que cumplan su finalidad, para el desarrollo del trabajo, que nos lleven a desempeñar fielmente con el objetivo que nos hemos trazado, como lo es la prestación del servicio con la mayor capacidad profesional.Entre los recursos, el de mayor relevancia es el factor humano

* El enfoque que daremos al proceso de análisis: este debe ser preciso, para que haya desde el comienzo, la debida coordinación y conducción de cada una de las etapas planificadas

2.- EXAMEN PRELIMINAR: Según José Ruiz Roa, es la obtención de información que se considera necesaria y conveniente, que no requiere de un análisisprofundo, pero que es imprescindible para el conocimiento adecuado de una organización a la cual se le aplicará un Análisis de Gestión Administrativa.

* IMPORTANCIA DEL EXAMEN PRELIMINAR: Puede acarrear inconvenientes siguientes:
a) Indebida interpretación de la información lograda.
b) Inadecuada preparación del programa de trabajo.
c) Falsa estimación de tiempo y de personal.d) Inexistencia de base para detectar aéreas en dificultad o detectadas tardíamente.
e) Perdida del tiempo de analistas en aéreas que no presentan dificultades.
f) Perder la relevancia del análisis de Gestión Administrativa.

* METODOLOGÍA:
a) Entrevista
b) Conocimiento de la empresa.
c) Estudio de la estructura organizativa, así como de su composición.
d) Estudio detoda la documentación legal externa y legal interna.
e) Preparación de cuestionario.

* OBJETIVOS:
En esta etapa preliminar se pueden tratar de lograr los que se indican a continuación:
a) Acordar las técnicas y metodologías a aplicar.
b) Conocer las normativas específicas para el área en revisión.
c) Lograr la más acertada estimación del tiempo total que se llevara el...