Proceso de Compra

 Proceso de compra


Concepto de compra: La compra es aquel ejercicio que incorpora todo el trabajo de ubicar a proveedores y fuentes de abastecimiento, la adquisición de materiales a través de negociaciones de precio y condiciones de pago con el proveedor seleccionado y la recepción de mercadería.-

El proceso de compra tiene las siguientes características:

Laque relaciona a las distintas áreas de una empresa con los diferentes proveedores externos es la Función de Compra, eso quiere decir que el departamento de compra es el puente para cubrir las necesidades que requiere una empresa con sus proveedores.-

La Importancia de una Compra se refleja en asegurar el suministro normal de las necesidades de insumos y materiales de la empresa. Además existeuna información de parte de la administración de los recursos materiales y financieros de la empresa que nos ayuda a saber a quién, cómo y cuándo comprar, esto puede trae consigo mayores economías y ganancias para la empresa.-

Cada empresa es diferente por lo tanto tiene sus propias necesidades, estas dependen del giro, tamaño, organización y situación geográfica de la empresa. La similitudque puede tener una empresa con las demás, es la actividad de compra la cual es dirigida por una Organización de Compra que puede ser centralizada o descentralizada.-
Organización Centralizada: Esta organización de especifica en una área de la empresa llamado departamento, sección o encargado de compras.
Los beneficios que puede dar este sistema son:
* Los mayores descuentos de los proveedorespor la compra de grandes cantidades.
*Mayor especialización de los compradores.
*Organización de los procedimientos de compra.
*Calidad igual de los materiales adquiridos.
Una de las desventajas que nos puede dar este sistema es que no siempre va a poder atender a las necesidades locales, cuando las diferentes entidades de la empresa se encuentran geométricamente dispersos.-
Organizacióndescentralizada: En este sistema cada unidad dispersa de la empresa tiene sus propios encargados de compras para estar pendiente de sus necesidades específicas y locales.-
Los beneficios pueden ser la mejor atención en las necesidades específicas de cada unidad de la empresa
*La rapidez de las compras
*Mayor conocimiento de los proveedores.-
Y las desventajas de este sistema es el no aprovechar lasventajas y descuento de los proveedores
*La poca igualdad en la cantidad de los materiales comprados.-



Etapas del Proceso de Compra “Ciclo De Compra”

Las principales etapas son:
Solicitud de Compra
Investigación y Selección de Proveedoras
Negociación con el Proveedor Seleccionado
Seguimiento de la Mercadería
Recepción de los Materiales CompradosSolicitud de Compra
Cuando una área de la empresa requiere un producto debe emitir una solicitud de compra la cual es recibida por el encargado de compra.-
El encargado se preocupa de analizar el pedido, para principalmente conocer los antecedentes del material requerido los cuales son: Especificaciones, cantidades requeridas, época adecuada para su recepción entre otros.-
Las solicitudesde compra llegan al encargado a través de un listado que además de traer los antecedentes del material pedido, también lleva otros datos como son: ficha de últimas compras, Datos del Proveedor, cantidades compradas y Precios de ventas.-

Investigaciones y Selección de Proveedores.-

La investigación consiste en averiguar y estudiar los posibles proveedores de los materiales requeridos. Losencargados de compras son los que investigan y comienzan verificando los proveedores que ya se encuentran registrados en la base de datos.-
La manera en que los proveedores buscan a las empresas es a través de ejecutivos de ventas; de manera en que los proveedores puedan tener sus datos para posibles consultas, enviar datos para sus registros, como los nombres, direcciones, capital social,...