Proceso de compras

1. INTRODUCCIÓN Este proceso marca los pasos a seguir para adquirir suministros, calificar su calidad y crear una lista de proveedores confiables y/o productos que satisfagan las necesidades requeridas. 2. OBJETIVO Establecer un sistema para realizar las compras de una manera eficiente y que al mismo tiempo funcione como una herramienta para asegurarse de que el producto o servicio adquiridocumple con los requisitos especificados. 3. ALCANCE El alcance recae sobre todo el personal susceptible a solicitar una compra y el Gerente Administrativo es responsable de su aplicación. 4. DEFINICIONES Comprar: Obtención de algún objeto material o servicio a cambio de un pago monetario. 5. DESARROLLO La Gerencia Administrativa es responsable de evaluar y seleccionar los proveedores en función de sucapacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la organización, debe seguir los criterios establecidos para la selección, evaluación y re-evaluación. Es necesario que se conserven los registros de los resultados de las evaluaciones y de cualquier acción necesaria que se derive de las mismas. 5.1 SOLICITUD DE COMPRA Todo el personal que requiera algún producto o materialdeberá llenar el registro “Solicitud de Compra e Inspección Administrativa” donde realizará una lista del material que necesita y se entregará en la última semana del mes para que las

compras se realicen al iniciar el mes siguiente. En el caso de materiales para obra, se podrán recibir las solicitudes en cualquier día del mes.

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5.2 SOLICITUD DE COMPRA ESPECIALIZADA Cuando se solicite unartículo que no se haya comprado antes, tendrá que anexar una justificación para su compra y recomendar al menos tres proveedores del producto en el registro “Solicitud de Compra Especializada”. Es indispensable anexar las especificaciones con las que debe cumplir el producto y establecer los puntos que se tienen que revisar para determinar si el producto se recibe o se rechaza en el momento de que elproveedor realice la entrega.

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5.3 INSPECCIÓN Y RECEPCIÓN DE LAS COMPRAS Los artículos comprados deberán ser revisados por el Gerente Administrativo en el momento de recibirse, verificando que cumplan con las especificaciones de la solicitud de compra. En caso de que sea un volumen considerable de insumos, se verificarán aleatoriamente en un rango conveniente. Cuando se trate de comprasespecializadas deberá revisarlas el departamento de Gestión de Calidad y posteriormente la persona que lo solicitó. En caso de que no se pueda hacer la revisión en el momento de la recepción y se encontrara algún defecto, se le deberá reportar inmediatamente al proveedor para que el artículo sea reemplazado por uno que cumpla con las condiciones de compra. 5.3.1 INSPECCIÓN ADMINISTRATIVA Estainspección es responsabilidad del Gerente Administrativo y debe verificar que el proveedor entregue lo que se le pidió, y que traiga la documentación completa: manual de operación, garantía, etc. En el registro “Solicitud de Compra e Inspección Administrativa” se deberá especificar si el producto cumple con los siguientes puntos: tiempo de entrega, precio, documentación completa (manuales, garantías,etc.) Si no cumplen con uno o más puntos se deberán anotar en el campo de “Observaciones” las anomalías encontradas y el Gerente Administrativo deberá aplicar las Acciones Correctivas pertinentes. 5.3.2 INSPECCIÓN TÉCNICA Se deben comprobar las especificaciones técnicas, funcionales, de aspecto u otras del producto, esto incluye verificaciones funcionales, dimensionales, inspección visual etc.Dicha inspección es responsabilidad de la persona que solicitó la compra del producto. Es necesario evidenciar la inspección en el registro “Inspección Técnica” donde se especifican los puntos revisados, sus conformidades y no conformidades, y al final debe anotar en las observaciones si el producto satisface la inspección. Este registro debe ser entregado al Gerente Administrativo para su archivo...