Proceso De Compras

La Auditoria Administrativa debe ser parte fundamental dentro de una organizacion que intente adoptar la mejora continua como una filosofia de trabajo y una vision constante en busqueda de un mejor pocisionamiento competitivo en los mercados donde se desenvuelva, iniciando internamente con procesos eficaces que logren en conjunto el cumplimiento de metas y objetivos globales. Por lo tanto todosy cada uno de los procesos y procedimientos adminstrativos con los que cuente una Organizacion deben ser sometidos a Auditoria. En el presente proyecto se eligio desarrollar el proceso de Compras dentro de una empresa, ya que por varios aspectos es parte fundamental de la cadena productiva de la misma. Este departamento representa una real oportunidad de ser auditado y colaborar con esto a laeficacia adminsitrativa de la organizacion.

Proceso de Compras

Departamento de Compras
El departamento de compras dentro de una organizacion, representa un importante eslabon dentro del proceso administrativo y productivo general, ya que es el responsable de coordinar el suministro de materiales, ya sea al departamento de produccion o surtir de los recursos necesarios al resto de losdepartamentos para que lleven a cabo en tiempo y forma sus responsabilidades.

El departamento de compras carga con la tarea de seleccionar materiales y suministros de calidad, sin olvidar su tarea no menos importante de mediante un estudio adecuado,seleccionar al proveedor que ofrezca mejor calidad, tiempo de entrega, garantia y plazos de pago.

Departamento de Compras
Entrando en materia deauditoria, como cualquier otro proceso y procedimiento dentro de la organizacion, el proceso de compras debe ser sometido a auditoria. Ya que el proceso cuenta con diferentes etapas que deben ser documentadas adecuadamente, el incumplimiento de algunas de estos lineamientos puede desencadenar en problemas administrativos importantes, como pudiera ser falta de control presupuestal de las areasafectadas, eleccion inadecuada del proveedor, falta de programacion en los pagos de proveedores, entre otros.

Analisis Proceso de Compras
A continuacion se describira el porque cada una de las etaspas del proceso debe ser auditada en determinado momento. • Deteccion de una necesidad: Se refiere a que el departamento o persona detecta la necesidad de un producto, material o suministro para elcumplimiento de sus actividades. Debera notificar por escrito cumpliendo el procedimiento. • Requicision de compra: Primer paso auditable debido a que la persona o departamento debera documentar debidamente la necesidad detectada y hacersela saber por escrito al departamento de compras. La falta de esta documentacion pudiera generar un problema para el departamento de compras, ya que pudo habercomprado algun material sin tener prueba de que le fue solicitado.

Analisis Proceso de Compras
• Analisis de Mercado (Cotizacion): Debera documentarse el analisis y la evaluacion hecha de las alternativas del mercado para proveer los recursos necesarios. Mediante procedimiento podria estar determinado que la evaluacion debera contemplar por lo menos 3 proveedores, obteniendo por escrito losprecios, esto fomentara la busqueda de ahorros y negociaciones con los proveedores. • Eleccion del proveedor: es el resultado del analisis del paso anterior, debera estar documentado los requisitos necesarios de la organizacion para elegir un proveedor, que contemplen, tiempo de entrega, calidad del producto, garantia, facilidad de pago. • Envio y Generacion de Orden de compra: Es responsabilidad deldepartamento de compras el generar una Orden de compra dirigida al proveedor elegido donde se haga constar por escrito el producto y las especificaciones del mismo, la ausencia de esta documentacion representa el tener requicisiones de compra sin cubrir y/o facturas emitidas por el proveedor que no sean avaladas por ninguna orden.

Analisis Proceso de Compras
• Recepcion de Producto: sera...