Proceso De Compras

EL PROCESO DE COMPRAS

El proceso de compras supone la adquisición de productos o servicios, a través de negociaciones de precio y condiciones de pago con el proveedor elegido y la recepción de las mercaderías correspondientes para controlar y garantizar el suministro de lo obtenido.
Durante este proceso surgirán unos documentos, de los cuales unos serán internos de la propia empresa, y otrosvendrán del exterior.

Características
• Función de Compras: Es aquella que relaciona a las distintas áreas de la Empresa con los diferentes proveedores externos, es decir, el Departamento de Compras o Encargado de Compras, es el intermediario para cubrir las necesidades de la Empresa con sus proveedores

• Importancias de Compras: Se manifiesta principalmente en asegurar el abastecimientonormal de las necesidades de insumos y materiales de la empresa. Además la colaboración en la administración de los recursos materiales y financieros de la Empresa, es decir, saber a quién, cómo y cuándo comprar, puede traer consigo mayores Economía y ganancias para la Empresa.

• Organización de Compras: Todas las Empresas son diferentes por lo tanto sus necesidades también van a serdiferentes, ya sea por su giro, tamaño, organización y situación geográfica. Dentro de todas la diferencia, podemos, establecer algunas semejanzas entre ellas como son: La actividad de compra puede ser centralizada o descentralizada, las cuales tienen sus ventajas o desventajas.







1. Organización Centralizada:
Es aquella en que todas las compras de la empresa se concentran en eldepartamento, sección o encargado de compras.
Las ventajas de este sistema son:
• Obtención de mayores ventajas y descuentos de los proveedores por compras en grandes cantidades.
• Calidad uniforme de los materiales adquiridos.
• Mayor especialización de los compradores.
• Organización de los procedimientos de compras.
Las desventajas de este sistema son:
• Poca flexibilidad.
• No siempre atiende alas necesidades locales, cuando los diferentes organismos de la empresa se encuentran geográficamente dispersos.
2. Organización Descentralizada:
Es aquélla en que cada unidad dispersa de la empresa tiene sus propios encargados de compras para atender sus necesidades específicas y locales.
Las ventajas de este sistema son:
• Mayor conocimiento de los proveedores locales.
• Mejor atención de lasnecesidades específicas de cada unidad de la Empresa.
• Agilidad en las compras.
Entre las desventajas más importantes se destacan:
• Permite un menor volumen de compra.
• No permite aprovechar las ventajas y descuentos de los proveedores.
• Falta de esquematización en los procedimientos de compra.
• Poca uniformidad en la calidad de los materiales comprados.
• Ausencia de compradoresespecializados.


El Ciclo de Compras
A continuación podrás identificar las cinco etapas principales de un ciclo de compras:
1. Análisis de la Solicitud de Compras.
2. Investigación y Selección de Proveedores.
3. Negociación con el Proveedor (seleccionado).
4. Acompañamiento de Pedido (Follow-Up).
5. Control de la Recepción del Material Comprado.
Estas son:
Análisis de la Solicitud deCompras:
Corresponde a la primera etapa del ciclo de compras y comienza cuando el organismo encargado de adquisiciones recibe la solicitud de compras, emitida por el área de punto o sección que requiera un determinado producto.
Investigación y Selección de Proveedores:
La Investigación: Consiste en investigar y estudiar los posibles proveedores de los materiales requeridos. Esta investigación larealiza el organismo encargado de compras y parte con la verificación de los proveedores ya registrados.
La Selección: Consiste en comparar las propuestas o cotizaciones recibidas de los proveedores y elegir cuál es el que mejor atiende las conveniencias de la empresa. Para una buena selección del proveedor se deben considerar diversos criterios tales como: precio, calidad del material,...