Proceso de compras

Proceso de Compras

Objetivo: Adquirir los bienes y servicios necesarios para el cumplimiento de los objetivos de la organización.
Alcance: Comprende la compra de bienes o contratación deservicios previstos en el presupuesto y, excepcionalmente previa autorización de Administración, aquellos no contemplados en el mismo.
Usuarios: Todo el Staff de CIPPEC.

I. El proceso comienza con lanecesidad de contratación de un servicio o compra de un bien. Esta necesidad es analizada por un Coordinador de Proyecto/s, o un Director de Área/Programa.
II. Ante esa necesidad, debe realizarse lacomprobación de factibilidad de la compra o contratación a partir de un análisis del presupuesto. Al analizarse el mismo caben dos posibilidades:
1. Que el gasto (compra o contratación) no estécontemplado en el presupuesto:
a) En los casos en que el gasto corresponda a un proyecto, existe la posibilidad de reasignar partidas y poder realizarlo. Será el Responsable de Gestión de Proyectosquien evaluará la reasignación, y el Coordinador o Director de Programa quien autorizará la compra.
b) Para Gastos correspondientes a “Servicios Generales” la autorización es responsabilidad delDirector de Administración, y dependiendo de la magnitud, del Comité Ejecutivo.
2. Que el gasto (compra o contratación) esté contemplado en el presupuesto:
La compra queda autorizada automáticamente enel momento en que se generó la necesidad.

III. Decisión y Autorización de compra/contratación:
El pedido al proveedor es autorizado por el Coordinador o Director.

IV. Entrega demercadería/prestación del servicio por parte del proveedor: esta es la última etapa del proceso de compras.

1. Para los proveedores de bienes, la mercadería se entrega junto con la factura original en larecepción de CIPPEC.
a) En caso de que el pago sea al contado el cheque debe estar preparado con anterioridad a la llegada de la mercadería. Para esto el proveedor debe enviar previamente a...